Kako vzpostaviti virtualni urad. V globalnem okolju delovna mesta praktično nimajo meja z zaposlenimi po vsem svetu. Z vedno večjimi cenami nepremičnin je virtualna pisarna postala privlačna za mnoge poslovneže. Podjetja se lahko nahajajo na določenem mestu, vendar zaposleni opravljajo vsakodnevne pisarniške zadeve z različnih lokacij, kot so hotel, kavarna ali dom.
Odločite se za naslov vašega poslovnega virtualnega urada. Lahko je številka poštnega predala ali pa uporabite storitev poštnega nabiralnika CMRA (Commercial Mail Receiving Agency) za pridobivanje naslova, ki oddaja podjetja.
Oglejte si možnosti povezljivosti. Obstaja več, da izberejo ali svoje e-pošte, mobilnih telefonov, spletnih forumih, instant kurirji, VoIP in še več.
Naredite svojo izbrano lokacijo za virtualno pisarno pripravljeno za namestitev. Namestite prostor in ustvarite delovno vzdušje tako, kot želite. Prepričajte se, da je dovolj prostora za vgradnjo potrebne elektronike, kot so računalniki, telefaksi in telefonske linije.
Na računalnik namestite potrebno programsko opremo, odvisno od vaših potreb. Nekateri programi so posebej zasnovani za spletne konference, predstavitve, razporejanje sestankov itd. Prav tako je dobra ideja, da izberete zanesljiv protivirusni program za zaščito računalnika pred spletnim napadom.
Obrnite se na ponudnika telefonskih storitev in dobite sodoben telefonski sistem z interaktivnim glasovnim odzivom (IVR), ki vam bo pomagal upravljati klice, ne da bi morali biti na licu mesta. Njihova vgrajena tehnologija je na voljo po razumni ceni in zaračunavajo samo za dejansko uporabo.
Vzpostavite intranetni prostor, ki naj bi bil dostopen le delodajalcem podjetja, da posredujejo informacije, pomembne komunikacije, datoteke in dokumente ali gredo v virtualno zasebno omrežje (VPN), tako da je preneseni material popolnoma zaupen. Spremljajte, kdo dostopa do baze podatkov vaše organizacije, tako da vodite dnevnike vnosov, izhodov in informacij o dostopu.
Načrtujte svoje uradne sestanke s sodelavci, strankami ali drugimi nad kavo na lokaciji, ki je dobra za vsakogar. Če vsi vaši stiki ne morejo biti fizično tam, lahko uredite povezljivost z uporabo spletnih kamer, mobilnih telefonov in neposrednih sporočil.
Poskrbite, da vaši zaposleni redno pošiljajo urnike, da beležijo število delovnih ur. Sistematično pregledujte te preglednice na podlagi ocenjenih ur, potrebnih za posebne naloge, da ohranite neproduktivni čas, ki ga preživite.
Nasveti
-
Številne poslovne aplikacije so v obliki "apartmajev", ki vključujejo večino programov, potrebnih za vzpostavitev virtualne pisarne in še več. Nekateri od priljubljenih apartmajev so Microsoft Office, Lotus, Corel in AppleWorks. Če imate proračun, zagotovite svojim zaposlenim potrebne pripomočke, kot so prenosni računalnik, Wi-Fi mobilni telefon, VoIP in druga oprema. Potem se lahko učinkovito in učinkovito povežete z vami.
Opozorilo
Redno varnostno kopirajte podatke, da se izognete popolnemu zlomu vašega vsakodnevnega poslovanja, če se sistem zruši. To je lahko resnično nočni scenarij.
