Organizacija, ki je ustrezno strukturirana, je veliko lažje sprejemati učinkovite odločitve in se prilagajati spremembam v poslovnem svetu. Zmešana struktura ali struktura, ki ustvarja ozka grla v procesu odločanja, je lahko kontraproduktivna in negativno vpliva na prihodke.
Naj bo jasno
Ko gre za izboljšanje strukture podjetja, je pomembno, da vsakemu v organizaciji sporočite ustrezen pretok informacij. Razvijte in razdelite oddelčne sheme za hierarhijo vsem, tako da bodo vsi vodje in njihove odgovornosti jasno razumeli. Ko podjetje razvije postopek odločanja, se prepričajte, da ga razume celotna organizacija, in po potrebi organizirajte tečaje usposabljanja o delovnem toku.Komunikacija je eno najmočnejših orodij, s katerimi mora organizacija sodelovati, komunikacija glede pretoka informacij in strukture podjetja pa lahko pomaga zmanjšati zmedo in racionalizirati proces.
V nekaterih primerih bo morda treba razviti posebno delovno skupino, ki bo poskrbela za določeno vprašanje. Če je temu tako, potem je treba v zvezi z delovno skupino krožiti enake strukturne informacije, ki krožijo o drugih oddelkih. Pomoč pri vprašanju lahko pride od koderkoli v podjetju. Dokler bodo ljudje vedeli, kako posredovati svoje ideje, bodo bolj verjetno nudili pomoč.
Morda boste želeli razmisliti o vlaganju v programsko opremo delovnega toka za boljše upravljanje dokumentov. Programska oprema delovnega toka bo pomagala vzpostaviti pravilno pot, ki jo mora dokument slediti, da bi se ta dokument lahko učinkovito uporabljal, programska oprema delovnega toka pa lahko poroča o vseh prekinitvah dela v delovnem toku.
Uporabite upravljanje kot podporo
Odločanje za podjetje je običajno rezervirano za vodstvo podjetja. Srednji menedžerji bi morali prevzeti večjo vlogo podpore pri odločitvah, ki jih je sprejela družba, ne pa poskušali zaposlenim narekovati ničesar. Ko se vodjem predloži naloga, morajo združiti vire, potrebne za pomoč svojim zaposlenim, da opravijo delo. Učinkovit menedžer mora biti posrednik za zaposlene in vodstvene delavce ter moderator, ki mu je dodeljena naloga za dokončanje.
Namestite preverjanja
Ena stvar je ustvariti učinkovit pretok informacij in druga stvar je zagotoviti, da so informacije pravilno prejete in da se izvajajo navodila. Pri izvajanju načrta delovnega toka je nujno vključiti del za povratne informacije in pregled napredka. Izogibajte se ustvarjanju sistemov, ki kažejo krivdo na eno skupino ali na eno osebo, ampak raje poskušajte izboljšati strukturo, ki se je pokvarila in ustvarila problem. Stalni sistem preverjanj in povratnih informacij lahko pomaga zagotoviti, da poslovna struktura deluje pravilno in da se vse informacije prejmejo.
