Neprofitne vodje pišejo za vključitev v vlado v državi, v kateri se nahaja. Proces vključevanja zahteva, da neprofitne organizacije posredujejo informacije o tem, kako in za kakšen namen so organizirane. Ko neprofitna organizacija vloži svoj statut, postane pravna oseba, ločena od posameznikov, ki upravljajo neprofitno organizacijo. Vključitev jim daje omejeno osebno odgovornost zaradi tožb in omogoča, da se neprofitna organizacija obrne na davčno službo za status oproščenega davka.
Registrirani zastopniki
Oddelek v pisarni državnega sekretarja običajno obravnava vložne vložke. Čeprav se zahteve med državami razlikujejo, obstaja nekaj osnovnih zahtev za vključitev. Med njimi je, da je neprofitno ime posameznika kot njegovega registriranega agenta v stanju, v katerem je vključeno. Namen registriranega agenta je posredovanje pravnega, fizičnega naslova, kjer se lahko vloži tožba, če je to potrebno, in prejemanje uradnih sporočil države v imenu neprofitne organizacije, kot so davčne opombe.
Odgovornosti
Čeprav je registrirani zastopnik oseba, ki jo je mogoče vročiti s tožbenim dokumentom, to ne pomeni, da je sam registriran zastopnik tožen. Odgovornost agenta je, da poveri upravnemu odboru neprofitne organizacije, da je tožena neprofitna organizacija in da je odbor obveščen o sporočilih države.
Fizična ulica
Zahteve, kdo je lahko registrirani zastopnik, se med državami nekoliko razlikujejo. Glede na državo je registrirani zastopnik lahko direktor ali uradnik neprofitne organizacije ali pa je lahko le nekdo, ki prebiva v državi. Nekatere neprofitne organizacije uporabljajo odvetnika, ki jim pomaga pri vključevanju kot njihovega registriranega zastopnika. V vsakem primeru mora registrirani zastopnik zagotoviti naslov ulice, kjer je fizično, ne pa poštnega predala. Neprofitna organizacija ne more delovati kot svoj registrirani agent.
Poslovanje v drugi državi
Registrirani agent mora prebivati v državi, v kateri je neprofitna organizacija. Če ima neprofitna ustanova svoj sedež v eni državi, vendar posluje v drugi državi in se odloči, da jo tam vključi, mora imenovati registriranega zastopnika v državi, v kateri je vključena. Da bi izpolnili to zahtevo, neprofitne organizacije včasih kupijo storitve registriranega agenta iz storitve registriranega zastopnika.
Spreminjanje agentov
Neprofitne organizacije morajo obveščati državno vlado o tem, ali se je registrirani zastopnik ali njen naslov spremenil. Neizpolnjevanje te zahteve lahko povzroči, da ima neprofitno organizacijo status registracije preklican. Države imajo glede tega različne smernice. Na primer, država Vermont daje neprofitnim družbam 120 dni, da obvestijo urad državnega sekretarja, da se je registrirani agent ali njegov naslov spremenil.
Odstop
Registrirani agenti lahko odstopijo. Način ravnanja se razlikuje glede na stanje. V Vermontu, na primer, registrirani zastopnik kadar koli odstopi, tako da o tem pisno obvesti oddelek za korporacije državnega sekretarja.
