Ko obvestite zaposlenega, dobavitelja ali imetnika police, da se njihova pogodba ne podaljšuje, boste morali poslati pismo, ki ni podaljšano. Pisanje tega pisma s taktičnostjo in profesionalnostjo lahko olajša mirno ločitev, da ne omenjamo varčevanja s časom in bolečino. To je nekoliko zapleten manever; neobnovitveno pismo mora biti uravnoteženo med trdno izraženim položajem in občutljivostjo do prejemnikovih čustev.
Jasno navedite svojo namero
Jasno navedite svoj namen. Nejasnost lahko pozneje odpira vrata za zmedo. Ko navedete ime podjetja ali organizacije, razložite, da bralec ni obnovljen. Za bolj občutljiva vprašanja, kot je delovno mesto, mora pismo slediti telefonskemu klicu ali osebnemu srečanju, na katerem so na kratko pojasnjeni razlogi za nepodaljšanje.
Primer:
To pismo ste prejeli, ker nam trenutno dobavljaš mesečno kavo za našo pisarno, ki jo moramo preklicati naslednji mesec.
Predložite zgodovino
Dajte iskren razlog za neobnovitev. Vaš prejemnik si zasluži veljavno obrazložitev odločitve. V mnogih primerih je lahko razlog tako preprost kot sprememba politike, zmanjšanje proračuna ali redna prekinitev delovnega mesta. Če je odločitev temeljila na slabi uspešnosti, to povejte z zgledom. Izogibajte se kattiness ali pretirano obtožnice; namesto tega ostanite mirni in profesionalni. Prepričajte se, da imate posebna poročila o incidentih, ki bodo podprla vse izjave o nepravilnem ravnanju ali slabem delovanju, če bo odločitev vprašljiva.
Primer:
Zaradi neuspešne delovne zmožnosti se ne podaljšate, zlasti glede točnosti in predanosti delu.
Pogovorite se o razpoložljivih možnostih
Razložite možnosti, ki so na voljo prejemniku. Za spremembo politike navedite alternative in določite datum odpovedi. Pri nepodaljšanju pogodbe na delovnem mestu ali pri dobavitelju je ključnega pomena ne le časovni okvir, ampak tudi navodila za preostali čas počitka in odgovornosti. To je tudi priložnost, če se odločite, da prejemnika obvestite o postopku za pritožbo na nepodaljšanje. Za nadaljnje informacije navedite kontaktne podatke za odgovorno osebo ali povezavo na ustrezno spletno stran.
Primer:
Upoštevajte, da bo vaša storitev z nami prenehala veljati 1. februarja. Čeprav trenutno ne potrebujemo vaših storitev, bomo lahko v prihodnosti, ko se bo naš proračun povečal, zato preverite, ali ste z nami pozneje v letu, ko ponovno ocenimo našo storitev. potrebe.
Številčnost vljudnosti
Bodite vljudni. V mnogih primerih je neobnovitev za prejemnika presenečenje in je lahko težko branje, saj pogosto predstavlja veliko življenje ali spremembo prihodkov. Zahvalite se zaposlenemu, zavarovancu ali dobavitelju za njihov čas in prispevke k poslu ter jim po potrebi zaželite srečo v njihovih prihodnjih prizadevanjih. Vendar pa ne smete opozarjati na kakršne koli pomisleke ali dvome glede odločitve, saj bi to lahko upravičencu nakazovalo, da bi moral izpodbijati odločitev ali jo celo predložiti sodišču.
Primer:
Zahvaljujemo se vam za dragocen prispevek, ki ste ga dali našem podjetju. Želimo vam veliko sreče pri prihodnjih prizadevanjih.
Ustrezna oblika
Podpišite pismo z vašim imenom in položajem. Podajte svoj naslov in kontaktne podatke, da bo prejemnik razumel vašo avtoriteto pri odločitvi in vas bo lahko vprašal. Če preprosto poročate o spremembi pravilnika, dodajte, da je nepodaljšanje v skladu s to politiko, in ga priložite za referenco.
Bodite prepričani, da preberete majhen tisk
Če imate pisno pogodbo z osebo ali storitvijo, ki jo ne želite obnoviti, preberite drobni tisk. Obstajajo lahko podrobnosti o tem, kako in kdaj lahko prekinete pogodbo, ki jo morate upoštevati, da ne boste naleteli na kršitev pogodbenih razmer. Če gre za pogodbo za samodejno podaljšanje pogodbe, kot je pogodba za mesečno storitev, jo zapišite v pisni obliki in jo pošljite ustreznemu oddelku. Ne pozabite navesti datuma, ko želite prekiniti storitev. Od vas je odvisno, ali želite vključiti razlog. Če ne prekličete pred obnovitvenim obdobjem, boste morda obtičali s plačilom za prekinitev, zato si zapišite vse roke za preklic, ko boste sklenili pogodbo za samodejno podaljšanje.
