Tudi če skupina brez težav izvede projektne dejavnosti, obstaja potreba, da vodja projekta spremlja napredek projekta v smislu časa, stroškov, sredstev in uspešnosti. To dosežete tako, da primerjate stanje projekta z odobrenim delovnim načrtom in proračunom. Prav tako primerjate dejanske parametre načrtovanja projekta s tistimi, ki so opredeljeni v načrtu projekta. Nato primerjate obveznosti projekta, kot so finance in drugi viri, s tistimi, ki so navedene v projektnem načrtu. Nato preverite dejanski napredek projekta v daljšem časovnem obdobju glede na pričakovano in dokumentirano v projektnem načrtu.
Spremljajte proračun projekta
Proračun projekta je lahko naveden kot sredstva, kot so dolarji, tedni virov, porabljene ure ali drug ukrep. Dejansko porabo sredstev projekta primerjate s tisto, ki je predvidena v načrtu projekta. Spremljanje proračuna je ključnega pomena, ker se pred začetkom projekta vodja projekta in zainteresirane strani strinjajo, da bodo za projekt namenili posebna sredstva. Posledično, če stroški projekta začnejo presegati proračun, lahko to pomeni, da brez prilagoditve obsega projekta ali sredstev, ne bodo dosežene vse zahteve projekta.
Sledite obsegu projekta
Obseg projekta je sestavljen iz projektnih zahtev, znanih tudi kot cilji. Spremljanje obsega projekta je ključnega pomena, ker vpliva na vse druge vidike projekta, vključno s stroški projekta, časovnim načrtom in viri. Na primer, če imate projektu dodeljenih preveč sredstev, bodo vaši stroški previsoki. Spremljanje obsega projekta bo ustavilo širjenje obsega, kar je dodajanje novih zahtev po odobritvi projektnega načrta. Področje uporabe pomeni, da bo proračun, čas in sredstva, dodeljena projektu, neustrezna.
Oglejte si urnik projekta
Vodja projekta primerja delovni status projekta, naveden v načrtu projekta, z načrtovanim časovnim razporedom, da zagotovi, da projekt napreduje po pričakovanjih. Načrt projekta je lahko predstavljen kot struktura razčlenitve dela, ki opredeljuje dejavnosti, ki se izvajajo v skladu z dnevnimi poročili, prepoznavanje mejnikov in materiali ter druge povratne informacije in viri, potrebni za vsako projektno fazo življenjskega cikla projekta. Z uporabo časovnega razporeda je mogoče določiti tudi, kateri mejniki so bili izpolnjeni in katere dejavnosti lahko zahtevajo dodatna sredstva, če se želijo izpolniti pravočasno in v skladu s proračunom.
Nadziranje projektnih virov
Sredstva projekta vključujejo ljudi, delovne objekte, opremo, programsko opremo in druga orodja za projekte. Zavezanost sredstev projektu se ne odraža samo v dolarjih in centih, ampak tudi v oportunitetnih stroških v smislu zmanjšanja razpoložljivosti sredstev za drug projekt. Pomembno je delno spremljati napredek projekta zaradi razpoložljivosti določenih virov, kadar je to potrebno, ker bo pomanjkanje razpoložljivih sredstev vplivalo na časovni razpored projekta, njegov obseg in kakovost končnega izdelka.
