Recimo, da ste vodja v podjetju in nadzirate več zaposlenih. Želite, da zaposleni razumejo svoje delovne obveznosti, saj morate vsako leto oceniti njihovo delovno uspešnost. Odločite se, da bi jim pomagali, če bi videli delovne odgovornosti v diagramu poteka. Pogosto je lažje razumeti proces, če ga lahko vidimo na sliki ali diagramu, kot tudi na pripovedi.
Pridobite programsko shemo ali če želite to narediti ročno, dobite predlogo diagrama poteka z vsemi simboli diagrama poteka. Preučite simbole, da boste razumeli, kaj pomenijo, zato jih boste pravilno uporabili pri ustvarjanju diagrama poteka. Ko boste razumeli simbole diagramov poteka, bo ustvarjanje diagramov pretoka enostavno.
Kronološko zapišite korake vsakega dela za vsako osebo, ki jo nadzorujete na ločenih listih papirja. Vsak zaposleni naj pregleda korake, ki ste jih navedli, in vas obvešča o vseh korakih, ki ste jih morda zamudili, tako da jih lahko dodate na seznam in jih vključite v diagram poteka.
Z uporabo programske opreme diagrama poteka ali predloge ustvarite diagram poteka za vsako opravilo, ki ga nadzirate. Vsak korak v diagramu poteka za vsako delo, ki ste ga opisali v drugem koraku. Za vsak korak opravila preprosto narišete ustrezen simbol v pravilnem vrstnem redu in na pravem območju, kjer se izvaja korak.
Prvemu osnutku diagrama poteka posredujte delavcu, ki izpolnjuje te dolžnosti, in zaprosite za njegove pripombe o diagramu poteka. Naj ugotovijo, katere korake ste morda zamudili ali kakšne druge, ki bi jih morda imeli v napačnem zaporedju.
Ponovno preglejte diagrame poteka ob upoštevanju pripomb, tako da izvedete kakršne koli spremembe v diagramu poteka, ki se zdijo potrebni. Če se s sodelavcem ne strinjate o kakršnih koli pripombah ali spremembah v diagramu poteka, se o tem pogovorite z zaposlenim in pojasnite, zakaj se ne strinjate in mu / ji omogočite, da se odzove. Morda poznajo nekaj, česar ne poznate ali imate vpogled ali perspektivo na delovnem mestu, ki ga ne potrebujete, in ko enkrat razumete njegovo / njeno stališče, se lahko strinjate z njihovo spremembo.
Dajte zaposlenim kopijo končnega diagrama za svoje delo. Tudi za tista dela, ki so del procesa, boste morda želeli deliti druge diagrame poteka z vsemi zaposlenimi, ki so vključeni v ta proces, da bodo razumeli celoten proces. To bo olajšalo navzkrižno usposabljanje in omogočilo zaposlenim, da vedo, da so del večjega procesa, ki je ključen za poslovanje.
Kopijo diagrama poteka postavite v registrsko številko za prihodnje namene in namene usposabljanja.
