Če ima vaša organizacija več kot enega zaposlenega in ti zaposleni potujejo ali kupujejo za podjetje na svojih osebnih kreditnih karticah, potrebujete politiko povračila kreditne kartice.Politike povračila kreditnih kartic vam omogočajo, da ugotovite, kateri stroški bodo povrnjeni, določite omejitev izdatkov in obvestite zaposlene o tem, kako poteka postopek povračila.
Ugotovite, ali je potrebna predhodna odobritev
Povračilo stroškov za zaposlene na kreditni kartici je lahko nočna mora, če človeški viri in računovodstvo nimajo pojma, kakšne stroške lahko pričakujete. Če zahtevate predhodno odobritev za nekatere ali vse izdatke za kreditno kartico, lahko odpravite šok pri nalepki med usklajevanjem stroškov povračila kreditnih kartic. Obrazec za odobritev potovanj ali stroškov in naročil lahko pomagajo upravljavcem preprečiti nepooblaščeno porabo, medtem ko pomagajo človeškim virom in računovodstvu doseči idejo o stroških, ki bodo povrnjeni.
Nastavite meje izdatkov
Omejevanje povračil s kreditno kartico z določitvijo omejitev za izdatke je še en način, da lahko politike povračila kreditne kartice preprečijo proračunske težave. Z določitvijo omejitev porabe za obroke, hotele in zabavo bodo povračila potovanj v pregledu, medtem ko je treba povračila za storitve ali material nadzorovati z nakupnimi nalogi ali predregistracijo. Standardna nadomestila za obroke, na primer, lahko odpravijo potrebo po tem, da bi se zaposleni obrnili na prejemke, in pomagajo organizacijam, ki obdelujejo veliko povračil.
Določite, kateri stroški bodo povrnjeni
Politika povračila kreditne kartice mora jasno določati, kateri stroški bodo povrnjeni. Medtem ko so stroški za hrano, potovanja in nastanitev standardni stroški povračila, lahko kultura podjetja narekuje druge stroške, ki so predmet povračila, kot so stroški za zabavo strank, vključno z alkoholnimi pijačami in pranje perila za razširjena poslovna potovanja. Vaša politika bi morala določiti, kateri stroški se lahko povrnejo in kdaj, da bi se izognili zlorabi računov zaposlenih.
Ugotovite, kaj je potrebno za utemeljitev povračila
Povračilo stroškov za kreditne kartice zaposlenih lahko hitro postane problematično za računovodstvo in človeške vire, če politika povračila stroškov ne določa, katera dokumentacija je potrebna. Medtem ko se nekatera podjetja zanašajo na posamezne prejemke, drugi uporabljajo potrdila o prejemu po e-pošti ali označene kopije izjav o kreditni kartici ali pa določijo standardne olajšave za večino povračljivih stroškov, da bi se v celoti izognili presežni dokumentaciji. Obseg povračil, s katerimi se ukvarja vaša organizacija, bi moral narekovati vašo politiko.
