Ko se odločite za izdajo kreditnih kartic določenim zaposlenim, morate uvesti pravila in predpise, ki urejajo uporabo teh kartic. Prav tako je dobra zamisel, da se vzpostavi niz postopkov, ki bodo pomagali spremljati porabo kreditnih kartic in obdržati nadzor nad porabo. Kreditne kartice podjetja se lahko izdajo samo zaposlenim, ki jih potrebujejo za poslovne namene, kot so potni ali pisarniški stroški. Ena od določil kreditne kartice podjetja mora biti, da bo zloraba kartice povzročila prekinitev.
Osebna uporaba
Poslovne kreditne kartice so lahko priročen način za financiranje občasnih nakupov in poslovnih potovanj, vendar predstavljajo tudi veliko priložnost za zlorabo. Dobre politike in postopki lahko pomagajo zaščititi podjetja od zaposlenih, ki uporabljajo kartice za kritje osebnih stroškov, in lahko zaščitijo zaposlene tako, da jim sporočijo, katere vrste nakupov lahko varno opravijo brez strahu pred povračilnimi ukrepi.
Eden od načinov, da zaposleni zadržijo kreditno kartico podjetja za osebno uporabo, je izdajanje kartic zaposlenim, ki izkazujejo dobro finančno odgovornost. To lahko zahteva vodenje preverjanja kreditne sposobnosti zaposlenih, ki se štejejo za kartico. Pripraviti je treba politiko, ki prepoveduje uporabo kreditnih kartic podjetja za osebne nakupe. Da bi to pomagali ublažiti, morajo biti kartice izdane zaposlenim prek podjetja, podjetje pa mora prejeti mesečni račun. Od zaposlenih je treba zahtevati, da predložijo obrazec za izdatke, s katerim bodo opisali vse stroške, ki se zaračunajo njihovi kartici. Če se izkaznica ne ujema z dejanskim računom, lahko pride do osebne uporabe kartice. Ta sistem preverjanja in uravnavanja pomaga zaposlenim, da opozarjajo, da so odgovorni za uporabo njihove kartice.
Odobritev
Kreditna kartica podjetja naj se uporablja samo za poslovne namene, vendar ko je zaposleni na cesti zabaven za stranke, je lahko meja med poslovnimi nameni in osebno uporabo zabrisana. Vsako uporabo kreditne kartice podjetja mora podjetje predhodno odobriti. Za spremenljive stroške, kot so zabavne stranke, je treba sprejeti protokol, ki opredeljuje in opredeljuje sprejemljive oblike zabave. Pred zabavo strankam je treba zaposleni dati vnaprej določeno omejitev, koliko bo podjetje plačalo, ko gre za stroške na kreditni kartici podjetja. Stroški, ki presegajo vnaprej določen znesek, so odgovornost zaposlenega, uporaba kreditne kartice v vseh neodobrenih oblikah zabave pa bi morala povzročiti prekinitev.
Odgovornost
Ker se bodo kreditne kartice podjetja uporabljale le za namene, ki jih je odobrila družba, je morda dobro, da zaposlenim ne dovolite, da z njimi prenašajo kreditne kartice podjetja, razen za posebne namene. Izdaja kreditnih kartic samo po potrebi lahko pomaga pri zagotavljanju, da se na kreditnih karticah podjetja ne zaračunavajo nepooblaščeni stroški.
