Pisarniška oprema je pogosto eden največjih stroškov vsakega podjetja. Ta strošek je otežen zaradi dejstva, da se bo oprema izrabila ali prekinila. Pisanje podrobnega predloga, ki opisuje potrebe podjetja in uradno zahtevo, da se oprema kupi iz proračuna podjetja, je eden od načinov za zamenjavo teh postavk. Pisni predlog omogoča več zaposlenim, da so na tekočem s potrebami podjetja in da sprejemajo odločitve na podlagi pomembnih informacij, kot so stroški opreme in koristi za podjetje.
Ocenite potrebo. Večina podjetij ima razčlenjene proračune, ki so dokončni o tem, kaj lahko kupijo in kdaj. Določite resnično potrebo podjetja s preučevanjem vsakega dela opreme in vprašanjem, ali bi ga bilo mogoče popraviti, ali bo trajalo še šest mesecev do enega leta ali pa bi bilo dražje popraviti v primerjavi z zamenjavo. Vsak izdelek, ki ga je mogoče popraviti ali ki bo trajal še nekaj časa, je treba označiti s seznama zahtevane nove opreme.
Določite dobičke podjetja. Kaj bo podjetje prihranilo, če bi se oprema zamenjala? Kaj bo pridobila? Če namiznega tiskalnika zamenjate s samostojnim tiskalnikom, ki lahko natisne več kopij v delčku časa, ga navedite kot dobiček, saj je prihranjen čas koristen. Bodite zelo jasni in jedrnati pri pojasnjevanju, kaj bo vsak kos opreme prinesel podjetju.
Raziščite novo opremo. Vedite in navedite cene, specifikacije, vrste modelov, trgovce na drobno in proizvajalce za vsak kos opreme, ki jo zahtevate. Vedite, kateri prodajalci imajo izdelke po najnižjih cenah in ki so blizu vaše lokacije ali imajo brezplačen prevoz. Prav tako poznajo kakršne koli pomanjkljivosti ali težave, ki so lahko običajno povezane z opremo.
Napišite grob osnutek predloga, vključno z razdelki za uvod ali povzetek, cilje, potrebe podjetja, dobičke ali koristi podjetja in stroške. Prav tako bi bilo koristno, če bi navedli časovni načrt za nakup. Vsak kos opreme ne bo treba takoj kupiti.
Vnesite predlog, pri tem pa bodite pozorni na oblikovanje. Zagotovite, da so vsi naslovi označeni s krepko pisavo. Črkovanje preverite svoje delo z uporabo orodja za preverjanje črkovanja računalnika in tako, da sami preberete predlog. Če želite zagotoviti, da ne boste ničesar zamudili, pripravite predlog za nekaj ur ali dni, nato pa še enkrat preberite.
Opozorilo
Upoštevajte svoje zahteve - če vaše podjetje resnično nima potrebe po velikem industrijskem modelu opreme, je ne navedite.
Bodite resni v svojih ocenah trenutne opreme. Bralci vašega predloga morajo zaupati vašim mnenjem.
