Podjetja vseh oblik in velikosti imajo srečanja, pa naj gre za globalno korporacijo, ki bo v Evropi uvedla milijardo dolarjev prodaje ali majhno družinsko podjetje, ki se bo odločilo posodobiti svoje zaloge. Minutno sprejemanje je običajno bistvena sestavina sestankov podjetja, ki podjetjem omogoča natančen zapis pomembnih dogodkov, kot so glasovi delničarjev, spori med delavci in razprava o prihodnjih strategijah.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Beležnica in pero
-
Diktafon ali snemalna naprava
Preučite dnevni red prejšnjega sestanka. Morda so se pojavile točke, ki jih je treba obravnavati na sedanjem sestanku. Poznavanje teh tem pred sestankom vam bo omogočilo, da boste hitreje sprejeli informacije in naredili krajše opombe.
Snemajte sestanek s snemalno napravo, če menite, da se boste morda borili, da bi sledili razpravam. Snemanje sestanka pomeni, da lahko kasneje prepišete pomembne točke z manj časovnimi omejitvami.
Sedite blizu osebe, ki predseduje sestanku. To vam bo omogočilo, da zahtevate pojasnila o vseh vprašanjih, ki se vam zdijo dvoumna ali neutemeljena.
Na začetku beležnice vnesite čas in datum. Zabeležite osebo, ki predseduje sestanku, zapisničarja (sebe) in prizorišče.
Navedite vse udeležence, razen predsednika in sebe. Pojdite okoli lista papirja in zahtevajte, da vsak udeleženec izpolni svoje ime. Te informacije lahko kasneje prepišete v polne minute.
Spremljajte dnevni red sestanka. Sestanki imajo običajno oštevilčene točke za razpravo. Pogovori pa lahko pogosto gredo na tangente, kar pomeni, da se predmeti zamudijo ali pa se razpravljajo iz zaporedja. Držite se številk na dnevnem redu in jih zabeležite, ko se razpravljajo, čeprav niso v zaporedju.
Dokumentirajte vse predloge v zvezi z odločitvami o pravilih ali prihodnji usmeritvi družbe. Navedite posameznike, ki predlagajo predloge, in če se glasuje, zabeležite, kdo in koliko jih je glasovalo za predlog. Dokumentirajte tudi, kako je bil predlog vložen, bodisi z ustno potrditvijo, s prikazovanjem rok ali tajnim glasovanjem.
Zapišite zapisnik takoj, ko boste lahko po sestanku. Informacije bodo verjetno sveže v vaših mislih, tako da lahko spomnite več podrobnosti, kot če bi jo zapustili kasneje.
Na koncu dokumenta zabeležite svoje ime, da vas bodo lahko sodelavci kontaktirali z vprašanji o vsebini.
