Nekaj situacij je neprijetnejše od tega, da morate zaposleni ali stranki povedati, "Ne". Poslovni ljudje pogosto menijo, da zavračanje izpolnjevanja zahtev ustvarja slabe občutke do njih in podjetja, kar bi lahko vplivalo na prihodnjo prodajo. Še huje, ko se stranka ali zaposleni pritoži na odločitev, se lahko znajdeš, da moraš reči ne enkrat, ampak dvakrat. Na tej točki je pisatelj zaskrbljen zaradi pravilnega tona, ki ga je treba uporabiti, in tega, koliko informacij je treba razkriti, kajti korespondenca ne povzroča nadaljnjih preiskav ali celo pravnih dejanj.
Pridobite kos pisma podjetja, ki ga boste uporabili za vaš odgovor. Odgovor na pritožbo je zadnja beseda o zadevi, uporaba uradnega pisma pa pomaga prenesti vtis avtoritete.
Vnesite datum, preskočite presledek in vnesite polno ime in naslov prejemnika.
Preskočite drug prostor, vnesite "Spoštovani gospod / Ms.(insert name)", ki mu sledi dvopičje. Če menite, da je potrebna posebna trdnost, izpustite "draga" in preprosto vnesite ime prejemnika. Preskočite drug prostor.
V prvem odstavku takoj obvestite prejemnika, ali je njena pritožba odobrena, in na kratko pojasnite, zakaj je prejela njeno prošnjo.
Če pritožbe ne odobravate, se zahvalite prejemniku za njeno zanimanje za vaše podjetje ali za njeno trdo delo, na koncu odstavka pa ji sporočite slabe novice. Pozicioniranje slabih novic na koncu odstavka vam omogoča, da najprej ublažite udarec, ki pomaga zadržati prejemnikovo dobro ime. Pojasnite razloge za zavrnitev zahteve na kratko; da bi se izognili podajanju toliko podrobnosti, da lahko prejemnik preuči politiko in se predpostavi.
Navedite dodatne informacije o nadaljnjem spremljanju v drugem odstavku. Če ste pritožbo zanikali, ji sporočite, da je vaša odločitev dokončna in da je zadeva zaključena.
Vnesite "Regards" ali "S spoštovanjem" in preskočite tri presledke vrstic. Natisnite črko in znak nad svojim imenom v modri ali črni barvi. Ohranite kopijo pisma za svoje zapise.
Pošljite pismo s potrjeno pošto, da boste obdržali zapis svojega odgovora in dokazilo, da je prejemnik prejel pismo. Ta zapis je lahko pomemben, če gre za zadevo na sodišče.
