Zapuščeni uslužbenec lahko povzroči številne glavobole za podjetje, vključno s prekinitvijo storitve za stranke, pomanjkanjem strank in izgubo prodaje. Uporaba obvestilnega pisma za opozarjanje strank o odhodu zaposlenega je lahko pozitivna, proaktivna strategija odnosov z javnostmi, ki vam pomaga pretvoriti potencialno limono v limonado.
Nastavite svoje cilje za pismo
Odločite se, zakaj želite ali morate stopiti v stik s svojimi strankami, da jih obvestite o odhodu uslužbenca. Uporabite seznam točk, ki vam bodo pomagale pri prilagajanju različnih pisem različnim potrebam strank, s katerimi boste vzpostavili stik. Na primer, nekaterim strankam boste morda morali pomiriti, da ne bodo prekinili dostave ali storitve za stranke. Morda boste morali drugim strankam sporočiti, da imajo v vašem podjetju nov stik, kdo bo ta oseba in da jih bo novi predstavnik poklical. Morda boste želeli obravnavati govorice, obvestiti stranke, da ima odhajajoči zaposleni klavzulo o prepovedi konkurence, ki jo nameravate uveljaviti, ali da zaposleni odhaja v dobrih pogojih.
Pogovorite se z zaposlenim
Spoznajte zaposlenega, da bi razpravljali o svojem načrtu za stik s strankami. Zaposlenega prosite za nasvete za komuniciranje s specifičnimi strankami, ki temeljijo na njegovih odnosih z njimi, poznavanju njihove zgodovine in potreb ter misli o njihovih morebitnih zadevah. Vprašajte zaposlenega, ali bi želel, da se sporoči razlog za njegov odhod ali če to pustite iz pisma. Tudi če se ločite od uslužbenca pod slabimi pogoji, vam nobeden od vas ne bi moral zapisati mostov in škodovati ugledu na trgu.
Odločite se za prejemnike
Napišite seznam prejemnikov, tako da lahko vsebino prilagodite vsakemu od njih. Dokumentirajte razloge za pisanje vsake stranke poleg imena stranke in si zabeležite vse vsebine, ki jih želite vključiti ali izpustiti v pismu stranke.
Napišite prvi osnutek
Napišite prvi osnutek pisma, ki naslavlja stranko po imenu. Začnite s ponujanjem zagotovil, kot je, "XYZ Co. je vedno ponosna na našo sposobnost, da zagotovimo odlično storitev za stranke prek našega usposobljenega strokovnega osebja." Potem opozorite stranko, da vaš zaposleni odhaja, in zakaj, če imate odločil, da vključi te informacije. Odpravite morebitne pomisleke, ki jih ima stranka, in povejte, kako jih boste obravnavali. Predstavite novega stika stranke in njene kontaktne podatke ter se prepričajte, da so vključeni vsi ustrezni datumi prehoda. Dodajte postscript, ki kliče vse pomembne informacije, ki jih želite izstopiti, kot je dejstvo, da bo novi kontakt pozval, da se predstavi ta teden. Dokončajte s povabilom stranki, da se obrnete na vas osebno, če ima stranka kakršna koli vprašanja.
Dokončajte pismo
Vaši ključni upravljavci in nova oseba vsake stranke preverijo osnutek različnih črk, ki jih ustvarite, da bi pridobili vnos. Ko ste prejeli vnos za svoj prvi osnutek pisma stranke, ustvarite končne kopije. Naj ustrezni člani osebja vidijo končni osnutek, preden ga podpišejo in razdelijo.
