Večina vsakogar, ki dela, se bombardira vsak dan z neskončnimi e-poštnimi sporočili. Veliko teh e-poštnih sporočil se hitro skenira in izbriše, če se sploh odprejo. Ko pošljete poslovno e-poštno sporočilo kolegu, zaposlenemu ali odjemalcu, ne želite, da se konča v kupu zavržkov. Seznanitev s poslovno obliko e-pošte lahko pomeni razliko med branjem vaše e-pošte in odlaganjem v virtualni koš za smeti.
Kaj je Business Email Format?
Oblika poslovne e-pošte je dobra praksa za pošiljanje kakršne koli vrste korespondence v imenu vašega podjetja. Zagotavlja formalno strukturo, ki vam pomaga posredovati vaše sporočilo in dobiti odgovor.
Elementi poslovne e-pošte vključujejo:
- Podrobna vrstica teme. Uporabite vrstico z zadevo, ki bralca spodbuja k odpiranju e-pošte. Bolj specifični ste, tem bolje. Vključite nekaj besed o tem, kaj je v e-pošti - Srečanje naslednji teden za razpravo o predlogu - namesto nejasne besede, kot je zdravo. Biti specifičen pripomore k preprečevanju, da bi se vaš e-poštni naslov ujel v filter za neželeno pošto, ki ga nikoli ne doseže prejemniku.
- Profesionalni pozdrav. Kako pozdravljate osebo, je odvisno od vašega že obstoječega razmerja, če ga imate. Če se obrnete na nekoga novega ali na višji položaj, je primerno uporabiti bolj formalni pozdrav Dragi gospod Jones. Če ste že prej delali s to osebo in imate bolj priložnostno razmerje, lahko uporabite ime osebe, na primer Zdravo, Kim. Prepričajte se, da je ime osebe pravilno napisano in e-poštni naslov je pravilen.
- Kratko sporočilo. Telo poslovne e-pošte mora biti neposredno in do točke. Oseba, ki jo bere, nima vedno veliko časa, zato je ne predolg in podrobna. Uporabite kratke stavke in odstavke ter vključite samo ustrezne informacije. Na primer, stavek ali dva o tem, zakaj bi se radi srečali, in predlagane čase. To ljudem tudi olajša branje sporočil na svojih telefonih, kjer je verjetno, da bodo odpirali e-pošto. Bodite prepričani, da uporabljate osnovno oblikovanje e-pošte, tudi če ste v skušnjavi, da uporabite veliko barv ali emojis.
- Podpis. Pri pošiljanju poslovnega e-poštnega sporočila je vedno dobro, da zaprete e-poštni podpis. Vključite svoje ime, delovno mesto, podjetje in kontaktne podatke. Vključuje lahko tudi povezave do vaših družabnih medijev ali spletnega mesta, kar omogoča prejemniku dostop do njih. Samo ne vključujte toliko informacij, da je videti nered. Vaš podpis lahko vnaprej programirate v e-poštne nastavitve, tako da se samodejno vključi v vsa sporočila, ki jih pošljete.
Zakaj morate vedeti Business Email Format
Poslovna e-pošta je v bistvu kot vsako drugo poslovno pismo, vendar je poslana elektronsko. In kot vsako poslovno pismo, se prepričajte, da uporabite pravilno obliko, tako da boste naleteli na kar najbolj profesionalnega. Ne želite poslati e-poštnega sporočila, ki je preveč priložnostno ali neosebno, zlasti za pomembne poslovne zadeve.
Oblika poslovne e-pošte omogoča enostavno strukturo, ki jo je mogoče prilagoditi vsem poslovnim e-poštnim sporočilom. Namenjen je prejemnikom natančno povedati, kaj je sporočilo in jih spodbuditi, da odprejo e-poštno sporočilo in ga preberejo. Oblika poslovne e-pošte omogoča tudi, da ste formalni ali priložnostni, odvisno od prejemnika. Vedno ostanite profesionalni in prijazni v svojem e-poštnem sporočilu. Napišite tako, da prejemnika spodbujate, naj prebere vaše sporočilo in odgovori na vašo zahtevo.
Predstavljate svoje podjetje z vsako e-pošto, ki jo pošljete. Učenje obrazca poslovne e-pošte vam lahko pomaga narediti dober vtis tako za tiste, s katerimi delate, kot za tiste, s katerimi želite delati.
Primer za e-poštni format podjetja
Natančen način, na katerega oblikujete e-poštni naslov, je odvisen od vaše osebnosti, o tem, na kaj se e-poštno sporočilo, in od koga ga pošiljate. Sledite temu osnovnemu poslovnemu e-poštnemu formatu:
Zadeva: Pregled letnega načrta trženja
Zdravo Sam,
Priložen je poletni tržni načrt, ki sem ga sestavil. Hvaležen bi vam bil, če bi ga lahko pregledali in mi sporočili, če imate kakšne predloge.
Ali boste imeli čas za to, da greste z mano naslednji torek ali sredo?
Hvala vam,
Jenny
naslov, ime podjetja in kontaktni podatki
Kot vedno, preverite črkovanje in slovnico, preden ga pošljete.
