Fotokopirni stroj je bistvenega pomena za delovanje sodobne poslovne pisarne. Današnji fotokopirni stroji pogosto opravljajo več funkcij in skoraj v nasprotju z računalnikom ali telefonom kot ključnim delom pisarniške opreme. Nova tehnologija fotokopiranja je prinesla s seboj zapletene nadzorne plošče in mehanizme, ki lahko povzročijo zmedo za nepoklicanega uradnika. Vendar pa se osnovna načela fotokopiranja niso bistveno spremenila in proces kopiranja preprostih dokumentov je obvladljiv tudi za novinec v pisarniškem stroju.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Delovni fotokopirni stroj
-
Papir kopirnega stroja vstavljen v fotokopirni stroj
-
Dokument ali drug element, ki ga želite kopirati
Vklopite fotokopirni stroj. Poiščite stikalo za vklop, običajno na vrhu fotokopirnega stroja na nadzorni plošči. Nekateri fotokopirni stroji imajo stikalo za vklop na strani. Številni fotokopirni stroji imajo način »spanja«, ki zmanjša porabo energije, ko je kopirni stroj še vklopljen. Če pritisnete gumb »Kopiraj« na nadzorni plošči, se kopirni stroj običajno »zbudi«.
Dvignite pokrov fotokopirnega stroja in položite dokument na stekleno površino pod njo, ki se imenuje pladenj. Na robovih stekla boste videli vodilne oznake, ki označujejo, kam naj se dokument nahaja. Ko je dokument na svojem mestu, spustite pokrov. Če ima fotokopirni stroj namesto pokrova podajalnik dokumentov, ne dvigajte podajalnika za dokumente z valja. Namesto tega vstavite dokument v podajalnik dokumentov. Običajno boste dokument vstavili obrnjeni navzgor. Oglejte si podajalnik dokumentov. »Postavite dokument s potiskano stranjo navzgor« ali »Postavite dokument z licem navzdol« bo pogosto zabeležen neposredno na podajalniku dokumentov.
Izberite število kopij. Na nadzorni plošči fotokopirnega stroja bo prikazan prikaz števila kopij. Fotokopirni stroj ima lahko številsko tipkovnico za izbiro števila kopij ali pa puščice ali znak plus in minus za spreminjanje števila.
Izberite gumb za barvo kopirnega stroja ali gumb Črno-belo, če je fotokopirni stroj barvni kopirni stroj.
Na nadzorni plošči izberite papir ustrezne velikosti. Večina fotokopirnih strojev bo imela vsaj dva pladnja za papir. Pisemski pladenj vsebuje 8 1/2-palčni papir s 11-palčnim papirjem, pravni pladenj za papir pa vsebuje 8 1/2-palčni papir s 14-palčnim papirjem. Večina fotokopirnih strojev ima tudi »papirni obvod«, ki omogoča vstavljanje enega lista posebnega papirja. Če želite izdelati več kopij na posebni velikosti ali posebnem barvnem papirju, morate poseben papir namestiti neposredno v enega od glavnih pladnjev za papir.
Če je potrebno, zmanjšajte ali povečajte izvirno sliko. Številni fotokopirni stroji imajo prednastavljene gumbe za 50-odstotno, 150-odstotno ali 200-odstotno povečavo. Morda boste morali zmanjšati ali povečati odstotek s številsko tipkovnico. Za navodila si oglejte priročnik za uporabo fotokopirnega stroja.
Če je potrebno, nastavite druge funkcije ali funkcije za urejanje slik na kopirnem stroju. Mnogi fotokopirni stroji bodo izdelali obojestranske kopije, kopirali dva izvirna dokumenta na eno stran, zbirali, luknjali ali spajali. Za navodila o teh možnostih si oglejte priročnik za uporabo fotokopirnega stroja.
Pritisnite gumb »Kopiraj«, ki je običajno največji gumb na nadzorni plošči. Lahko je označen tudi kot »Start«. Pogosto je gumb zelen ali ima zelene oznake. Če je bil kopirni stroj nedejaven, lahko traja minuto ali več, da se najprej segreje. Vaše kopije bodo izdelane.
Nasveti
-
Če ima kopirni stroj podajalnik dokumentov in želite kopirati samo en kos papirja, lahko običajno dvignete podajalnik dokumentov in dokument položite neposredno na kopirni stroj. Med kopiranjem ne bo aktiviran podajalnik dokumentov.
Ko uporabljate fotokopirni stroj, ki deluje kot center za dokumente ali kot omrežni tiskalnik, vedno poskrbite, da ne prekinjate kopiranja. Če pa želite prekiniti kopiranje, pridobite dovoljenje pred tem.
Pri izvajanju osnovnega uporabniškega vzdrževanja, kot je dodajanje tonerja, opazite, da so notranji deli kopirnega stroja, ki jih uporabnik uporablja ali upravljajo, svetle barve, pogosto fluorescentno zeleni ali oranžni. Brez dovoljenja in vadbe se ne dotikajte notranjih delov kopirnega stroja.
Opozorilo
Če se papir ali dokumenti zataknejo med fotokopiranjem, preberite navodila za uporabo fotokopirnega stroja, preden poskusite odstraniti zataknjeni papir ali dokument.
Nikoli ne dostopajte do notranjih delovnih mehanizmov fotokopirnega stroja brez dovoljenja lastnika fotokopirnega stroja ali vašega šefa, če ste na delu. Električna energija ali premikajoči se deli lahko poškodujejo napravo ali jo poškodujete.
Številni fotokopirni stroji vsebujejo trdi disk, na katerem so shranjene kopije skeniranih dokumentov. Če kopirate zaupne dokumente, ne pozabite uničiti ali izbrisati trdega diska, preden se znebite fotokopirnega stroja.
