Kako vzdrževati poslovne zapise. Pravilno vzdrževanje poslovnih zapisov je lahko ključnega pomena za uspeh vaše organizacije. Sledite tem korakom.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Računalnik z dostopom do interneta
-
Sistem arhiviranja
Razumeti, kaj so korporativni zapisi
Hranite jasno in učinkovito sledenje odločitvam podjetij z uporabo zapisnikov sestankov in drugih zapisov. Podatki o podjetjih vključujejo vse pomembne dokumente, ki se nanašajo na vaše podjetje, od pogodb do odločitev o najemu podjetij do obrazcev za odobritev najemnine.
Vedite, da vodenje poslovnih evidenc ni opravilo, za katerega se zdi, da je, ko ste prvič ustanovili podjetje. V prihodnosti se boste v teh evidencah sklicevali, da boste določili cilje podjetja, prispevke partnerjev in celo reševali interne spore v zvezi s korporativno usmeritvijo in poslanstvom.
Zabeležite vse pomembne korporativne odločitve. Če niste prepričani, ga zabeležite. S sodobnimi možnostmi skeniranja in upravljanjem papirja izven kraja delovanja je dobro imeti debele, mesnate datoteke kot zapise poslovnih sestankov. Temeljita vsebina bo prihranila čas v prihodnosti, ko bodo informacije potrebne.
Vedite, kdaj naj se snema
Zabeležite zapisnike letnih skupščin delničarjev in sestankov direktorjev, tudi če potekajo prek konferenčnega klica ali interneta. Te so ponavadi manj formalne kot interne sestanke, toda to je pogosto tisto, na katerem se povezujejo najboljše ideje.
Vedite, da so resolucije, bodisi med partnerji ali tistimi, ki jih določijo zaposleni v podjetju, le tako močne kot papir, na katerem so napisane. Ustni dogovori imajo majhno težo v podjetniških nastavitvah, zato je vodenje poslovnih evidenc tako pomembno.
Nasveti
-
Vodenje poslovnih knjig v pisarni bo pomagalo vsakomur, ki je določen kot imetnik dokumentov, pravilno oblikovati in indeksirati zapisnike. Kadar je treba dokumente poslati izven kraja poslovanja, hranite kopije v pisarni in na ognjevarni lokaciji. Čas, ki ga porabite za vzdrževanje poslovne knjige, bo običajno odvisen od velikosti podjetja. Velika podjetja bodo morda morala zaposliti zaposlenega posebej za obravnavo dokumentov. Mala podjetja lahko pogosto preživijo eno uro na teden in posodabljajo zapise.
Opozorilo
Ne mislite, da nimate časa za pravilno beleženje odločanja v podjetju. Vodenje dobro indeksiranih poslovnih evidenc podjetij vam lahko prihrani čas in denar ter vas lahko prihrani, ko se soočite s spori v prihodnosti. Knjiga poslovnih knjig vsebuje zaupne informacije, ki so bistvene za vaše podjetje. Nikoli je ne vzemite domov ali ga kako drugače odstranite z delovnega mesta. Ne želite biti odgovorni za njegovo izgubo.
