Za učinkovito vodenje medicinskega urada je treba razviti in izvajati obsežne in jasne postopke, ki obravnavajo potrebne naloge in odgovornosti. Pisarniški postopki morajo poudarjati dolžnosti različnih delavcev, kot je opis, kaj morajo storiti receptorji, ko se pisarna odpre in zapre. Razumeti morate, kako zdravstveni urad ustrezno prilagaja postopke.
Osnove
Uradni postopki morajo posredovati informacije o interakciji s strankami. Ustrezne teme vključujejo standardne pozdrave strank (npr. Osebno in po telefonu), nezadovoljne ali jezne stranke pri upravljanju, zaupnost strank (npr. Predpisi HIPAA) ter nastavitev imenovanja in obvestila. Za večino zaposlenih v medicinski pisarni so potrebne močne storitve za stranke. Tako bi morali postopki razlikovati »dobro« od »neustrezne« storitve za stranke. Potrebni so standardni postopki v primeru izrednih razmer ali naravne nesreče, kot je požar ali poplava. Ustvarite ločen priročnik za zaposlene, da razpravljate o pravilih glede kodeksa oblačenja, prisotnosti, spolnega nadlegovanja, plačilne liste, počitnic in ugodnosti.
Zapisi
Uspešen zdravstveni urad učinkovito vodi svoje evidence o bolnikih. Postopki za varnostno kopiranje morajo biti obvezni za pisarne brez papirja (npr. Z informacijami o bolnikih, ki so shranjene na spletu ali v računalniškem programu). Priročnik za pisarne mora pojasniti, kako ustvariti, posodobiti in shraniti zapise strank. Priročnik mora vključevati tudi postopke o tem, kako dokumente narediti neaktivne, na primer, ko se bolniki premaknejo. Drug pomemben vidik vključuje zdravniške koledarje. Na primer, z razporejanjem dveh pacientov vsako uro ima zdravnik 20 do 30 minut prostega časa. V postopkih je treba razložiti, kako načrtovati ustrezno število bolnikov na uro in na dan. Postopki lahko prikazujejo tudi standardni način dodeljevanja izpitnih prostorov.
Obračunavanje
Sprednji zdravstveni postopki morajo podrobno opisati, kako je treba plačati od bolnikov. Če bolnik uporablja zavarovanje, morajo postopki pojasniti, katere informacije so potrebne za preverjanje zavarovanja in, če je potrebno, za plačilo doplačila. V postopkih je treba pojasniti, ali je treba plačati pred ali po obisku, ko pacient plačuje iz žepa. Opišite tudi potrebne ukrepe za pravočasno povračilo zavarovalnih zahtevkov. Na primer, pojasnite, kdo bo označil ali identificiral zdravstvene postopke za pacientovo evidenco, kot tudi zaračunavanje. V postopkih je treba določiti, kako ravnati z zapadlimi računi, kot so tisti, ki ostanejo neporavnani 6 mesecev ali 1 leto.
