Stroški poslovnih potovanj so eden od najbolj nadzorovanih stroškov v organizaciji in določitev dnevnic je eden od načinov, da se ti stroški ohranijo na razumni ravni. Podjetja lahko z uporabo podatkov ameriške vlade in drugih industrijskih raziskav določijo ustrezne povprečne dnevne stroške za prehrano potnikov. Posamezni poslovni potniki morajo biti vedno pozorni na notranje politike svojih podjetij, ko jedo med potovanjem.
Viri
Uprava za splošne storitve ZDA vsako leto določi višino dnevnic, ki vključujejo stroške prehrane in prenočišča za potnike na področju zvezne vlade. Veliko podjetij to uporablja kot smernice pri določanju lastnih dnevnic ali sprejemljivih stopenj povračila za poslovne potnike. Za stroške obroka uprava za splošne storitve preučuje več tisoč restavracij vsake tri do pet let, da bi seznanila s svojimi stopnjami, in redno preverja prošnje potnikov, da bi preučila, ali je treba na določenih področjih vmesno posodobiti. Od objave tega članka, te stopnje segajo od $ 46 do $ 71 na dan za zajtrk, kosilo in večerjo. Podobno tudi ameriški urad za nadomestila določa višino dnevnic za obroke za mednarodna mesta. Drugi viri za nastavitev dnevnic za hrano vključujejo Business Travel News, ki vsako leto naroči študijo restavracij za stroške obrokov v 100 ključnih mestih za poslovna potovanja v ZDA. Ti trendi so višji kot pri upravi za splošne storitve, saj predstavljajo obroke in koktajle v vrhunskih restavracijah. Od objave tega članka so v povprečju znašali približno 85 dolarjev na dan.
Geografija
Ne glede na vir se cene prehrambenih dnevnic večinoma spreminjajo glede na geografski položaj. Uprava za splošne storitve na primer določa standardno stopnjo za kontinentalne Združene države, vendar določa tudi ločene stopnje v mestih, ki imajo višje stroške obroka. Najpomembnejša mesta, kot so New York, Chicago, Los Angeles in San Francisco, ostanejo na višjih stopnjah obroka. Leta 2011 je na primer skupina za dnevne obroke in dodatne stroške v teh mestih dodelila 71 $ v primerjavi s standardnimi cenami v višini 46 USD. Mesta na drugem nivoju na splošno nosijo obroke za obroke na sredi teh dveh skrajnosti.
Premisleki
Podjetja imajo dve splošni poti, ki pokrivata stroške za hrano med potovanjem: lahko določita ali izdajo dnevnice neposredno ali pa zaposlenim neposredno povrnejo stroške, ki nastanejo med potovanjem. Če se odločijo za izdajo dnevnic, ki temeljijo na standardih uprave za splošne storitve, se lahko odločijo za poenostavljeno metodo „visoko nizko“ in ne za izdajo dnevnic za vsako posamezno geografijo.V tej metodi imajo visoko ceno območja - velika in nekatera sekundarna mesta - eno ceno na dan, vsa druga področja pa so nižja. Ker vladna raven dnevnic v večini primerov ne zadostuje za kritje dražjih obrokov za vodilne potnike, se številne korporacije odločijo le za povračilo stroškov obroka, čeprav pogosto izdajajo tudi kape, ki so odvisne od dnevnic, da bodo stroški pod nadzorom.
Davčne informacije
Podjetja, ki uporabljajo splošne administrativne storitve, dnevnice za hrano in druge potne stroške pridobijo eno prednost pri poenostavljenem poročanju v skladu z davčnimi zakoni o notranji davčni službi. Medtem ko morajo podjetja, ki morajo povrniti stroške, hraniti podrobna potrdila o prejemu in druge podatke za ta potovanja, morajo tisti, ki uporabljajo odobrene dnevnice, le voditi evidenco o samem potovanju, ne pa o posameznih prejemkih iz potovanja. Če ste samozaposleni, lahko uporabite tudi dnevnice za napotke, kadar odštejete poslovne stroške od vaših davkov. Del standardnega dodatka za obrok lahko odštejemo, običajno približno 50 odstotkov, kot stroške namesto vodenja vsakega računa za obrok.
