Denar je življenjska sila vsakega podjetja in težko je biti uspešen, ne da bi ohranili dober nadzor nad tem, kako se vaši prihodki povečujejo. Del tega procesa ustvarja dovolj prihodkov, da je dobičkonosen in ohranja strog nadzor nad vašimi stroški. Na še bolj osnovni ravni to pomeni nadzor nad tem, kdo ima dostop do bančnih računov podjetja in pod kakšnimi pogoji.
Nasveti
-
Imetnik računa je oseba, ki prevzame pravno odgovornost za obravnavo računa.
Imetnik računa v samostojnem podjetju
Če delate kot samostojni podjetnik, je upravljanje bančnega računa preprosto. Imetnik računa boste, tako kot vi, če bi bil vaš osebni račun. Nastavili ga boste na enak način, z vašo osebno identifikacijo in številko socialnega zavarovanja.
Navedli boste tudi dva dodatna poslovno specifična podatka: vašo identifikacijsko številko zaposlenega iz IRS - to potrebujete, če imate zaposlene ali jih nameravate imeti - in, če je primerno, izmišljeno ime, pod katerim poslujete.. Vaše ime je na računu, zato ste po zakonski definiciji imetnik računa.
Obdržite jih ločeno
Ko je vaše podjetje sestavljeno samo iz vas, vas bo morda skušalo preskočiti celoten postopek vzpostavitve ločenega računa za podjetje in uporabiti samo enega od vaših osebnih računov za oba namena. Ni to ti ne morem ali to počnejo drugi ljudje ne to storite, vendar je to zelo slaba ideja.
Tako vi kot vaš računovodja boste težko ločevali vaše poslovne in osebne transakcije, in to bo veliko dodatnega dela za vas ob koncu leta in ob davčnem času. To ni trajnostno, če nameravate razvijati svoje podjetje, zato je pametneje, da vse od začetka naredite prav.
Dajanje nekoga drugega dostopa
V večini podjetij bo prišel čas, ko boste preveč zaposleni, da boste vse naredili sami. Na tej točki boste morali nekomu drugemu omogočiti dostop do bančnih računov, da bodo lahko obvladali vsaj rutinske transakcije in plačila računov za vas. Ti ljudje ne bodo imetniki računov kot vi, temveč jim boste zaupali določeno stopnjo pooblastil za banko v vašem imenu.
V večjih podjetjih so ljudje, ki jih izberete, lahko upravljavci ali ključni člani vaše računovodske skupine. V majhnem podjetju je lahko tako preprosto, kot da daješ pooblaščencu samo za podpisovanje. Vaša banka bo zabeležila njihove osebne identifikacijske številke in številke socialnega zavarovanja, kot če bi bili imetniki računov.
Imetniki računov v partnerstvih
Vzpostavitev bančnih računov v partnerstvu je dokaj podoben proces. Vsak partner zagotavlja osebno identifikacijo in identifikacijsko številko zaposlenega ter njegovo fiktivno ime. V tem primeru boste morali predložiti tudi kopijo partnerskega sporazuma in potrdilo o registraciji, če je to komanditna družba.
Vsak partner, ki ima več kot 25-odstotni lastniški delež in pomemben upravljavec, ki prevzame glavno odgovornost za vodenje podjetja, mora zagotoviti dodatne informacije. V nekaterih primerih, kot je skupina zdravnikov, ki skupaj upravljajo kliniko, ima lahko vsak partner ločen primarni račun, vendar ima dostop do sekundarne številke računa za svoje skupne operacije.
Dostop do računa v drugih poslovnih strukturah
Večja podjetja ustanovijo bančne račune na podoben način, pri čemer pomemben upravljavec in vsakdo, ki ima 25-odstotni delež ali več, banki zagotavlja dodatne osebne podatke.
V teh primerih lahko družba banki posreduje tudi pogodbo o poslovanju, v kateri pojasni, kdo je odgovoren za vodenje družbe, in dokument, imenovan bančna resolucija, ki pojasnjuje, katere osebe imajo pooblastila za vzpostavitev računov in storitev pri banki in pod katerimi pogoji. Večja kot je družba, bolj verjetno je, da dnevno bančno poslovanje in pisanje čekov vodijo relativno nizki upravljavci ali računovodsko osebje v nasprotju z lastniki ali višjim vodstvom.
Vzpostavljanje nadzora
Pomembno je, da imate nadzor nad uporabo vaših bančnih računov in zlasti nad preverjanji in plačilnimi organi. To je lahko tako enostavno, kot je ohranjanje fizičnih pregledov podjetja pod ključem in omejevanje ključev za nekaj zaupanja vrednih ljudi. V večjih podjetjih to ni praktično, vendar se lahko odločite, da nastavite svojo računovodsko programsko opremo, tako da lahko samo določene osebe natisnejo čeke. Druga skupna kontrola je zahtevati drugi pooblaščeni podpis pri pregledih nad določenim zneskom dolarja, kar zmanjšuje tveganje goljufije ali poneverbe.
