Računalniki so dejstvo vsakdanjega življenja. Težko je razmišljati o podjetju, ki ne uporablja računalnika. Računalniki so mnogim olajšali delo v računovodski stroki. Obstajajo pa tudi področja, ki jih mora uporabnik zavedati.
Računovodstvo pred računalniki
Pred nastopom računalnikov je bilo v knjigah ročno vneseno računovodsko delo. Za različne račune so bile shranjene ločene revije, vključno s terjatvami, obveznostmi do kupcev, evidencami zalog in tako naprej. To je bil drag, naporen in počasen proces. Kasneje so kalkulatorji pomagali pri tabeliranju števil in obračuna. Toda metode so bile še vedno počasne in polne napak. Veliko napak je bilo narejenih zgolj zaradi slabega pisanja ali napačnih izračunov.
Uporaba računalnikov v računovodstvu
Danes podjetja poslujejo z neverjetno hitrostjo. Globalna poslovna klima zahteva še hitrejšo obdelavo podatkov. Velike in majhne družbe imajo koristi od programov računovodske programske opreme. Računalniške preglednice omogočajo uporabnikom, da imajo v realnem času takojšen dostop do informacij glavne knjige v zvezi s terjatvami, obveznostmi do dobaviteljev, nivoji zalog, statusom naročila, prodajo in stroški dela.
Prednosti računalnikov
Dve prednosti računalnikov podjetjem so hitrost in prilagodljivost. Računovodske funkcije so veliko lažje dokončati in zahtevajo manj dela, če jih opravite z računalnikom. Ponavljajoče se računovodske funkcije z dvojnim vnosom so točne in izvedene hitro in enostavno. Če želi upravljavec preizkusiti določeno poslovno strategijo, kot je razširitev proizvodne linije, lahko hitro zažene različne scenarije z uporabo računalniškega programa in analizira svoje možnosti.
Slabosti računalnikov
Medtem ko z uporabo računalnikov ponuja hitrost in enostavnost, obstajajo nekatere slabosti. Računalniki so dobri le toliko, kolikor so podane informacije in ne smejo prepoznati napak pri vnosu ali logiki. Uporabniki lahko zlahka manipulirajo z računalniki, da bi iztisnili podjetje. Računovodje morajo sprejeti ukrepe za zaščito podatkov podjetja pred zlorabo, poškodbo ali hekanjem.
