Ko morate napisati strokovno poročilo, ste morda zmedeni glede informacij, ki jih želite vključiti. Poslovno pisanje, zlasti za poročila, ima pogosto obliko in slog, ki ju je treba upoštevati. Ko ste navajeni pisati v obliki in slogu, ki je potreben za strokovna poročila, morate biti sposobni hitro in preprosto napisati poročilo.
Preglejte slog pisanja poročila. Za razliko od pripovedi ali pisanja esejev je pisanje poročil zelo učinkovito. Vse odvečne besede je treba odstraniti in jezik je preprost in neposreden. Uporabite aktivni glas in se izogibajte odvečnim informacijam.
Dodajte elemente bullet, kadar koli lahko. Namesto da bi nekaj pojasnjevalo v obliki stavka, ga bo poročilo razložilo s seznamom. Na primer, značilnosti poslovnega projekta ne bi bile zapisane v obliki odstavka, temveč bi bile navedene z oznakami.
Razdelite odstavke, tako da je vsak dolg le nekaj vrstic. Pisanje poročil ne vključuje daljših odstavkov.
Izogibajte se informacijam, ki jih vaše občinstvo že pozna. Z esejem pogosto domnevate, da bralec ne ve nič o temi. Pri pisanju poročila izbrišite vse informacije, ki jih vaše občinstvo že pozna. Če na primer pišete poročilo o novi politiki podjetja za vodstveno osebje, ne vključite splošnih informacij o svojem podjetju, ki bi jih upravljavci že vedeli. Vendar pa se lahko te informacije vključijo, če je poročilo namenjeno skupini novih delavcev.
V poslovno poročilo vključite dodatne materiale. Stvari, kot so grafikoni, grafi, fotografije, tabele, diagrami in druge slike, se lahko uporabijo za izboljšanje poročila in jasnejši pomen.
Postavite naslove skozi celotno poročilo, da bo bralcu olajšano sklicevanje na različne oddelke.
