Podjetja vzdržujejo sisteme zalog z uporabo sistemov periodičnega ali stalnega inventarja. Sistem trajnega inventarja ohranja stanje zalog v realnem času. Periodični sistem popisa zaloge posodablja samo inventar, ko se opravi fizično štetje. Sistemi stalnega inventarja zahtevajo, da se vsako leto opravi štetje fizičnega inventarja, občasen sistem popisa inventarja pa pogosteje izvaja fizične zaloge. Za oba sistema se razlika med številom fizičnega inventarja in količino, prijavljeno v sistemu popisa, prilagodi s prilagoditvijo zalog.
Fizični inventar
Prilagoditve inventarja zahtevajo, da se izvede štetje fizičnega inventarja, tako da ga računovodja lahko primerja z inventarnim saldom, zabeleženim v sistemu. Vsa dejanja morajo prenehati med štetjem fizičnega inventarja, da se ohrani celovitost štetja. Zaposleni v podjetju ročno preštejejo in beležijo vsako enoto, ki jo vsebuje skladišče med fizičnim inventarjem.
Periodične prilagoditve inventarja
V sistemu rednega inventarja lastnik podjetja zabeleži inventarno spremembo, ko fizično šteje inventar. Trenutno primerljivo bilanco inventarja primerja s popisom zalog, ki ga je pravkar naredil. Razlika je prikazana kot popravek zalog. Dnevnik knjiženja popravek zalog vključuje bremenitev za prodani strošek blaga, kredit za nakupe in bodisi obremenitev bodisi kredit za inventar. Lastnik določi znesek nakupov na podlagi kopičenja nakupov, opravljenih v mesecu. Znesek inventarja se izračuna na podlagi razlike med fizičnim številom inventarja in inventarjem v sistemu. Če je znesek v zalogi povečanje zalog, se račun obremeni. Če zaloga predstavlja zmanjšanje, se račun pripiše. Cena prodanega blaga se določi z izračunom števila, ki je potrebno za uravnoteženje vnosa.
Stalne prilagoditve inventarja
V sistemu stalnega inventarja nakupi in prodajne transakcije vplivajo na stanje zalog v času transakcije. Končni inventar, zabeležen v sistemu trajnega inventarja, bi moral teoretično ustrezati štetju fizičnega inventarja. Računovodja fizični inventar primerja z bilanco stanja sistema. Računovodja to neskladnost evidentira kot popravek zalog. Višina neskladnosti se obračuna s stroški prodanega blaga s preostalim delom vstopnega obračunskega inventarja. Če število fizičnega inventarja kaže višje ravnovesje kot sistem popisa, računovodja obremeni zaloge in kredite, ki so jih prodali. Če število fizičnega inventarja kaže nižje ravnotežje kot sistem popisa, računovodja bremeni stroške prodanega blaga in inventarja zalog.
Analiza inventarja
Nekatere prilagoditve inventarja se pojavijo kot posledica običajne poslovne dejavnosti, kot so poškodbe inventarja ali napake pri vnosu podatkov. Računovodja mora analizirati velike prilagoditve zalog, da ugotovi, zakaj se pojavijo velike prilagoditve. Pogoste napake pri vnosu podatkov zahtevajo obveznosti preusposabljanja ali prestrukturiranja. Velike nepojasnjene prilagoditve inventarja so lahko posledica kraje, kar pomeni, da je treba varnost povečati.
