Podjetja pogosto oblikujejo zahteve za predloge (RFP), če imajo projekte, ki jih želijo dokončati. RFP je zahteva za izvajalce, da oddajo ponudbe za projekte, ki jih ta podjetja načrtujejo. RFP navaja opis projekta, kvalifikacije, časovne informacije in druge podrobnosti o projektu. Izvajalci prejmejo RFP in morajo določiti, ali želijo ustvariti predlog za delo. Podjetje, ki izdaja RFP, sprejme predloge do določenega datuma in nato izbere enega izvajalca, ki bo projekt dodelil.
Opišite svoje podjetje. Prvi korak pri oblikovanju RFP je opis vašega podjetja. Navedite, koliko časa je bilo v poslu, izdelkih ali storitvah, ki jih ponuja, in druge podrobnosti, ki opisujejo podjetje.
Navedite opis projekta. Podrobno opišite, kaj iščete. Vključite projekt, lokacijo projekta in njegov namen. Opišite funkcije projekta in cilje projekta.
Opis specifikacij. Navedite natančne specifikacije v zvezi s tem projektom. Bistveno je, da se ponudnikom ponudijo vse informacije, ki jih potrebujejo za uspešno dokončanje temeljitega in natančnega predloga za delovno mesto.
Navedite rok. Ponudite podrobnosti glede časovnega poteka projekta. Navedite, kdaj pričakujete, da se bo projekt začel, in datum, ko ga je treba zaključiti. Navedite rok za predložitev predlogov s strani izvajalcev, ki se odločijo za ponudbo na delovnem mestu.
Opišite načine, na katere lahko pogodbeniki odgovorijo. Podajte izvajalcem navodila, ki jih obvestijo, kje naj pošljejo svoje predloge in sprejemljive metode. Morda boste raje sprejemali po pošti ali pa sprejemali fakse ali e-pošto, ki vsebujejo predloge. Vključite ime stika in telefonsko številko, da lahko izvajalci zahtevajo dodatne informacije o projektu ali da imajo odgovore na vprašanja.
Pojasnite, kako bo izbran zmagovalec projekta. Vključite merila, ki jih boste uporabili za odločitev, katero podjetje najame. Opišite stvari, ki so velikega pomena, vključno s pomenom, ki ga izvajalci pošiljajo s popolnimi, natančnimi predlogi in jih pošljete v roke.
