Eden pogosto prezrte, vendar dragocen vidik podjetja je pozdrav glasovne pošte. Nepozabni in profesionalni posnetki pozitivno vplivajo. Naredite pozdrav fit podjetju, medtem ko še dodaja slog z nekaj osebnost vrže v mešanico. Najboljši izhodni posnetki imajo pravo količino okusa, ne da bi izgubili profesionalni dotik.
Osnovne sestavine
Poslovna glasovna pošta mora vsebovati več sestavin, ki jih obveščamo. Vključite ime osebe, katere razširitev je bila klicana, ime podjetja in službo. Povabite klicatelja, naj pusti sporočilo; pogosto se klicatelj ne zaveda, da je dosegla glasovno pošto. Povejte strankam, kdaj lahko pričakujejo povratni klic, in ponudite nadomestni stik, če je to mogoče. Dodajte spletno mesto ali e-poštni naslov podjetja. Pustite samo še en stik za krajšanje, opozarja Christopher Null, ki piše v PC World. Konstruirajte kratki pozdrav in točko.
Št
Izogibajte se uporabi mobilnega telefona za snemanje pozdravov. Za zvočni posnetek je prednostna fiksna linija. Kakovost zvoka na mobilnem telefonu v primerjavi s stacionarno ni tako dobra. Profesionalni pozdrave ne smejo zveneti ali popačiti. Izogibajte se standardnim pozdravom. Zvenijo avtomatsko, brezosebno in hladno. Poskrbite, da se ne beležijo šumovi v ozadju. Slabo posneti telefonski pozdrav lahko spremeni stranke in vodi stran. Izogibajte se “um” in “uhs.” Pred snemanjem pripravite scenarij, da se zlahka pretaka.
Splošni pozdrav
Splošni pozdrav se uporablja vsakodnevno za vsakodnevne neodgovorjene klice, ko je telefon brez nadzora. Ta pozdrav se običajno predvaja za ljudi, ki kličejo izven podjetja.
»Dosegli ste (podjetje), kjer (slogan). To je (ime), vaš vodnik po (oddelku). Žal trenutno ne morem priti do telefona, vendar mi pustite sporočilo z vašim imenom in telefonsko številko, vaš klic pa bom vrnil čim prej. Ali pa mi pošljite e-poštno sporočilo na (e-poštni naslov)."
Pozdrav v prostem času
Sporočila o odsotnosti se uporabljajo, ko nekdo ne bo več v pisarni za določen čas. Večina storitev glasovne pošte omogoča, da se pozdrav za določen čas predvaja, tako da nihče ne sme zapomniti, da bi pozdravil izven pisarne.
»Zdravo, to je (ime) v (oddelku). Jaz sem zunaj pisarne do (datum). Preverila bom svoje glasovne pošte ves dan, zato mi prosim pustite sporočilo in vaš klic bom vrnil čim prej. Če potrebujete dodatno pomoč, se lahko obrnete (nadomestna oseba za stike) na (telefonska številka) ali pa obiščete našo spletno stran na naslovu (URL)."
