Priprava potrdila o zaposlitvi je skupna naloga za človeške vire. Vendar pa po navadi ni dobro posredovati informacije o trenutnih ali preteklih zaposlenih po telefonu. Prvič, ne morete preveriti identitete klicatelja. Drugič, posredovanje informacij po telefonu krši nadzor zasebnosti, ki ga ima večina podjetij. Boljša možnost je, da zahtevate pisno dovoljenje zaposlenega in nato v pisni obliki posredujete informacije o zaposlitvi.
Zakaj potrdilo o zaposlitvi?
Podjetja in posamezniki, ki delno sprejemajo odločitve o sedanji ali pretekli zaposlitvi in plači, potrebujejo način za preverjanje informacij, ki jih posreduje zaposleni. Najpogostejše so banke in druge kreditne institucije, lastniki stanovanj, agencije za zaposlovanje in drugi potencialni delodajalci. Posojilodajalci in lastniki stanovanj običajno potrebujejo le preverjanje zaposlitvenega statusa in plače. Najemna podjetja lahko zahtevajo informacije, ki se nanašajo na udeležbo, vloge na delovnem mestu in dolžnosti. Vaša politika preverjanja bo določila, koliko informacij je vaše podjetje pripravljeno zagotoviti.
Standardno ali formalno preverjanje
Informacije, ki jih vključite v potrdilo o zaposlitvi, so pogosto odvisne od tega, ali ustvarjate standardno ali formalno potrdilo. Vsaka različica mora biti na uradnem pismu podjetja in mora vsebovati datum, naziv in podpis osebe, ki je izdala preverjanje. Standardno potrdilo, kot ga lahko zahteva lastnik, običajno vključuje ime zaposlenega, zaposlitveni status, trenutno delovno mesto in osnovno letno plačo. Uradno potrdilo, izdano posojilodajalcu, lahko vključuje tudi številko socialnega zavarovanja zaposlenega in uradni pečat ali žig družbe pri notarju.
Oblika in slog
Potrdilo o zaposlitvi nima standardne postavitve. Če uporabite standardni papir velikosti 8,5-na-11 palcev, nastavite usmerjenost strani na pokrajino in robove na 0,5 palca, da bo preverjanje videti bolj kot tradicionalno potrdilo. Nastavite usmerjenost na portret in uporabite standardne 1-palčne robove za videz poslovnega pisma. Središče pisma, ki mora vključevati ime podjetja in kontaktne podatke, nato začeti vnašati podatke o preverjanju. Certifikat lahko oblikujete kot tabelo in vsak podatek vnesete v ločeno, dvojno razmaknjeno vrstico. Na levi strani vnesite oznake, kot so »zaposleni«, »trenutni položaj« in »letni dohodek«. Dodajte ustrezne informacije na desni strani.
Možnosti dostave
Možnosti dostave so pogosto različne za standardna in uradna potrdila. Za standardno potrdilo o zaposlitvi bo večina podjetij prejemniku poslala informacije po faksu ali elektronski pošti. Če uradno potrdilo vključuje številko socialnega zavarovanja, večina podjetij pošlje podatke prek pošte v ZDA. Prav tako lahko zaposlenim omogočite, da prevzamejo in izdajo lastno potrdilo. Ali ste zaposlenega obvestili, da ste izdali potrdilo, je odvisno od velikosti vašega podjetja in od števila zahtevkov za to storitev.
