Obveznosti do dobaviteljev (AP) so razvrščene kot kratkoročne obveznosti in izkazane v bilanci stanja. Za zapiranje knjig na koncu meseca in ob koncu leta mora biti obveznost plačila usklajena. To je lahko zelo velik ali majhen račun, če ste majhno podjetje.
Če vaše podjetje uporablja obračunsko metodo nastanka poslovnega dogodka, evidentira stroške, ko se pojavijo, in ne takrat, ko so dejansko plačani. V tem primeru se račun AP uporablja obširno. Na splošno podjetja uporabljajo bilanco glavne knjige (skupni znesek) in pomožno bilanco (podrobnosti računov) za evidentiranje obveznosti do dobaviteljev.
Pridobite bilanco glavne knjige ali vsoto obveznosti do dobaviteljev in bilanco glavne knjige ali podrobnosti AP. Ta dva zapisa morata biti enaka za uskladitev računa.
S programom za preglednice nastavite usklajevanje obveznosti. Uporabite stolpec A za vnos salda računov, ki jih je treba plačati v skladu z glavno knjigo. V stolpec B vnesite podrobno stanje obveznosti. Če se ti dve ujemata, se račun poravna. Če pride do uskladitvene razlike, je treba opraviti še nekaj dela, preden zaprete račun.
Pregledate postavke v podrobnostih računov ali podrejenih družb, ki niso v glavni knjigi. Upoštevajte tudi vse postavke v glavni knjigi, ki so izpuščene iz podrobnosti računov. Dodajte in odštejte te predmete, kot je ustrezno, iz vsakega zapisa.
Poiščite morebitne napake pri snemanju, ki vam bodo pomagale pri usklajevanju plačljivih računov.
Poiščite vnose, ki so bili napoteni neposredno v glavno knjigo in niso prikazani v pomožni knjigi ali podrobnostih. Dodajte te vnose na stran podsklade ali uskladitev.
Poiščite vnose v knjigi, ki niso zabeleženi v glavni knjigi. Dodajte zneske v stolpec glavne knjige uskladitve.
Preglejte vnose v podrobnostih ter podrejenih knjigah terjatev in obveznosti. Prepričajte se, da so bili vpisi pravilno zabeleženi kot bremenitve in krediti. Običajne napake pri zajemanju vključujejo kredite do terjatev ali bremenitve za knjižene obveznosti.
Preglejte vnose denarnega računa. Poiščite kredite in bremenitve v gotovini, namesto plačljivih računov.
Prilagodite vnose za zapiranje knjig, če se račun še vedno ne ujema. Če razlika presega prag pomembnosti vašega podjetja, nadaljujte s pregledovanjem vseh vnosov, dokler se knjige ne uskladijo.
Nasveti
-
Razmislite o vlaganju v programsko opremo za samodejno usklajevanje, ki vam bo pomagala učinkoviteje zapreti svoje knjige. Ti programi vam bodo pomagali lažje poiskati razlike v vaših knjigah kot pri ročnem iskanju.
