Prvotna komunikacija med bodočo stranko in odvetniško pisarno je običajno po telefonu, ki jo obravnava receptorka. Zato je pomembno, da je recepcioner podjetja ves čas profesionalen in vljuden. Včasih pa je ohranjanje strokovnosti lahko izziv, še posebej za receptorje, ki vsakodnevno odgovarjajo na velik obseg klicev. Vendar obstajajo določena načela, ki jih morate vedno upoštevati pri odgovarjanju na klice na odvetniški pisarni.
Začetni klic
Vsak klic pokličite tako, da naznanite ime odvetniške pisarne, se identificirate po imenu in se pozanimate, kako lahko pomagate klicatelju. Na primer: »Dobro jutro, to je odvetniška pisarna X in Y, Jane govorim, s kom govorim?« Ko ste identificirali klicatelja po imenu, vprašajte »Kako vam lahko danes pomagam, gospa Z« in v preostalem delu pogovora navedite klicatelja po imenu. Pri vsakem klicu lahko pišete, kar lahko pripomore, zlasti glede imen. Med pogovorom ohranite pozitiven ton, bodite potrpežljivi in nikoli ne izgubite živce. Izogibajte se uporabi žargona, slenga ali ne-besed, kot so "uh huh" in "um."
Prepoznavanje potreb klicatelja
Zelo pomembno je, da pozorno prisluhnete klicatelju in prepoznate njene potrebe ter ji na jasen in jedrnat način posredujete zahtevane informacije. Vsak klicatelj išče pomoč pri pridobivanju potrebnih informacij ali iskanju prave osebe, s katero govori.
Potek klicatelja na ustrezno osebo v podjetju
Če kličoči zahteva informacije, ki jih najbolje zagotovi odvetnik, obvestite klicatelja, da mora govoriti z nekom drugim in ga prositi, naj zadrži prenos. Obrnite se na odvetnika, ki ga nameravate prenesti, razglasite klicatelja po imenu, razkrijete namen klica in prenesite klic, če je odvetnik na voljo. Nobenega klicatelja ne bi smeli zadržati več kot 45 sekund. Po 45 sekundah vprašajte kličočega, če želi nadaljevati z zadrževanjem, bi jo radi poklicali nazaj, ko bo na voljo odvetnik ali bi želel pozneje poklicati nazaj.
Končaj klic
Preden končate vsak klic, se pozanimajte, ali lahko prenehate s klicem. Zahvaljujemo se klicalcu za premislek o odvetniški pisarni. Redko je mogoče, da pravni zastopnik prepričal potencialno stranko, da najame odvetniško pisarno, vendar je za receptorko zelo enostavno izgubiti stranko za odvetniško pisarno, ker je neprofesionalna, nesramna ali nevljudna.
