Kadar podjetja določijo potrebo po nakupu materialov ali popravilih, naročnik ali lastnik nabave zahteva ponudbo - ali oceno stroškov dobav in / ali določenega obsega dela. Običajno je, da lastnik ali agent zahteva ponudbo od več konkurenčnih podjetij, da bi našel najboljšega prodajalca. Ko je izbran zmagovalni izvajalec, je strokovno vljudnost, da o svojih namerah obvestite neuspešne ponudnike. Ne pozabite, da boste morda želeli ponudnike ponuditi za vaše prihodnje projekte.
Ozadje
Prvi postopek za pridobitev ponudbe, ki je strokovno znan kot zahtevek za ponudbo (RFQ), je opisati obseg dela. Kot agent za nabavo, ki pregleduje in zavrača predložene ponudbe, se morate zavedati, kaj točno je treba opraviti in kakšen je pričakovani rezultat, tako da se lahko informacije posredujejo podjetju, ki posreduje.
Lastnik ali kupec bo tudi želel imeti v mislih idejo o tem, koliko bi projekt stalo. Če boste raziskali in ocenili, da bi popravilo strehe na okrožnem zaporu stalo manj kot 350.000 dolarjev in da se bodo vse ponudbe povrnile na več kot 500.000 dolarjev, morate pregledati podrobnosti. Lahko bi imeli nerealni proračun ali pa bi bila podjetja, ki so oddala ponudbe, samo precenjena.
Pismo zavrnitve
Če so ponudbe previsoke, jih zmanjšajte. Ne pozabite, da boste morda želeli poslovati s temi podjetji v prihodnosti, vendar jih ne želite pustiti zanima. To je strokovno in vljuden, da pošljete standardni obrazec zavrnitev pismo.
Zahtevek za ponovno ponudbo
Lahko se zgodi, da se predloži predlog, ki ni na voljo. Morda je prodajni zastopnik ali izvajalec napačno razumel obseg dela ali pa ste se odločili, da boste del posla odpravili. Pošljite ustrezno pismo z zahtevo za ponovno ponudbo. V svojem dokumentu ponudniku ponudite predloge, pojasnila ali spremembe.
Zavrni vse
Včasih je možno, da bodo vse ponudbe previsoke. Ko se to zgodi, pošljete pismo vsem ponudnikom, ki jih obvestijo o vseh ponudbah, ki se zavračajo, in jim sporočite datum, ko bodo nove vloge sprejete.
Izločanje zaradi specifikacije
Nekatera podjetja, zlasti neprofitne organizacije, se morajo držati zelo podrobnega postopka predloga. Univerza v Tennesseeju na primer od ponudnikov zahteva, da predložijo svoj predlog v kuverti, označeni z imenom, naslovom, zahtevo ponudnika in podatki o licenciranju izvajalca. Ko prejmete ponudbe, ki nimajo ustreznih informacij, kot je opisano, preprosto vrnite predložitev s kratkim obrazcem, v katerem je pojasnjeno, da postopek predložitve ni bil pravilno upoštevan.
