Formalizirana organizacijska struktura se osredotoča bolj na vloge in položaje kot na ljudi na položajih. Formalizacija je proces oblikovanja formalizirane strukture in vključuje vzdrževanje te formalne strukture skozi čas. Formalizacija organizacijske strukture se običajno začenja z namenom racionalizacije procesa odločanja. Formalizirana organizacija je ključna za organizacijo, v kateri so vprašanja poznana, spremembe pa se izvajajo počasi in namensko.
Formalna in neformalna struktura
Za razliko od neformalne organizacijske strukture, ki ceni posameznika nad delovnim mestom in omogoča razvoj vlog, ki jih predpisuje nosilec delovnega mesta, je formalna organizacijska struktura sestavljena iz določenih vlog, ki jih ni mogoče enostavno spremeniti. Neformalne organizacijske strukture so na nek način bolj inovativne kot formalizirane strukture. Vendar je neformalna struktura najbolj uporabna za hitro spreminjajoče se industrije, kot je tehnološki sektor. Poleg tega lahko velikost organizacije navede zahtevano stopnjo formalizacije. Pri določanju, katera struktura je najbolj učinkovita za vsako situacijo, je nujno razumeti potrebe posamezne organizacije.
Identifikacija
Formalizacijo lahko opredelimo po stopnji, do katere so organizacijske vloge ločene od posameznikov, ki te vloge izvajajo. Formalizirana organizacijska struktura je sestavljena iz hierarhičnega poročanja od zgoraj navzdol in strukture odločanja. Priznava ga obstoj eksplicitnih, kodificiranih standardov in predpisov. Formalizirana struktura običajno vključuje več plasti nadzora, vključno z najvišjimi direktorji ali vodji oddelkov, srednjim vodjem in operativnimi nadzorniki.
Koristi
Ena od koristi formalizacije organizacijske strukture je rutinska narava dedovanja. Vloge določenega položaja bodo ostale enake, ne glede na to, kdo ima določeno delovno mesto. Delovni postopki so dokumentirani, tako da se lahko novega zaposlenega zlahka vstavi v prosto mesto brez spreminjanja postopkov, povezanih s položajem. Trajna struktura formalizirane organizacije se ne spremeni, razen če jo poslovodstvo namenoma spremeni. Struktura je lahko razumljiva in razložena. Poleg tega je v formalizirani organizacijski strukturi mogoče enostavno uskladiti vsakodnevne delovne procese s splošnim poslanstvom organizacije.
Organizacijski diagram
Struktura formalizirane organizacije, kot tudi vloge in povezave med temi vlogami, je ponavadi vidna z uporabo organizacijske sheme. Diagrami prikazujejo posamezne vloge znotraj organizacije, vključno s tistimi, ki jim sporočajo. Prav tako ponazarja, kako informacije in odločitve tečejo znotraj organizacije. Organizacijska shema je dragoceno orodje v procesu formalizacije.
