Računovodski izkazi družbe vključujejo izkaz poslovnega izida, bilanco stanja in izkaz denarnega toka. V izkazu poslovnega izida so prikazani prihodki, odhodki in dobički v obračunskem obdobju. Bilanca stanja navaja sredstva, obveznosti in lastniški kapital, v izkazu denarnega toka pa so prikazani denarni pritoki in odlivi. Natančni računovodski izkazi so pomembni, ker so vodstvo, vlagatelji, upniki in zunanji revizorji odvisni od zanesljivih in popolnih informacij za oceno finančnega zdravja in uspešnosti podjetij. Natančnost se začne z vnosi v dnevnik in konča z izvršnim direktorjem, ki potrjuje zanesljivost informacij.
Zagotoviti natančnost postopka vnosa podatkov, ki vključuje vnos dnevnikov finančnih transakcij in knjiženje vnosov v dnevnik. Če vaši strokovnjaki za vnos podatkov ustvarjajo matematične napake ali vnašajo podatke v napačne račune, jih tudi zapleten računovodski paket ne bo zaznal. Usposabljanje in naključno spremljanje sta dva načina za zagotavljanje kontrole kakovosti v procesu vnosa podatkov. V novembrskem članku "Severni Nevada Business Weekly", pooblaščeni računovodski strokovnjak Mike Bosma priporoča, da posrednikom za vnos podatkov priložite natisnjeno tabelo računov podjetja, ki naj jo uporabijo kot referenco, tako da vnesejo podatke v pravilne račune.
Uskladite svoje računovodske evidence z zunanjimi evidencami, kot so bančni izpiski, računi dobaviteljev, izpiski s kreditnimi karticami in drugimi dokumenti. Številke se morajo ujemati. Na primer, stanje denarnih sredstev v bilanci stanja se mora ujemati s končnim stanjem na bančnem izpisku. Podobno bi se moral dolgoročni saldo obveznosti ujemati s skupnimi saldi na hipotekarnih in drugih dolgoročnih posojilnih dokumentih.
Preverite očitne napake v bilanci stanja. V navodilih, objavljenih na svoji spletni strani, Illinois Small Business Development Center na Illinois State University priporoča, da lastniki malih podjetij iščejo očitne napake v bilanci stanja, kot je negativna denarna bilanca.
Preglejte izkaz poslovnega izida za morebitne napake. Stroški prodanega blaga ne bi smeli biti isti vsak mesec, ker se bo vaša prodajna sestava verjetno spreminjala vsak mesec. Če imate osnovna sredstva, je treba vpisati stroške amortizacije. Preverite, ali ste opravili prilagoditvene vnose za obračunane, vendar neplačane stroške, kot so stroški odhodkov za obresti in plače.
Preverite, ali ste v izkazu denarnih tokov izvedli popravke za nedenarne odhodke. Razlika v neto gotovinskem saldu med prejšnjim in tekočim obdobjem se mora ujemati s spremembo v vaših bančnih izpiskih, ob predpostavki, da bodo posojila šla skozi bančne račune vašega podjetja.
Če opazite nepravilnosti, nadaljujte s svojim knjigovodjem, vodjo trgovine ali nadzornikom skladišča. Na primer, zaloge, ki so višje od običajnega, so lahko posledica preveč zastarelih ali ukinjenih zalog na zalogi. Visoka prodajna donosnost lahko nakazuje na problem nadzora kakovosti v vašem proizvodnem obratu ali v objektu vašega dobavitelja.
