Za številna podjetja je pošiljanje in prejemanje faksov vsakodnevni pojav. Faksiranje je tako pogosta, da je preprosto priti v priložnostno komunikacijo. Po nekaj preprostih korakih boste pomagali, da bodo vaši faksi videti profesionalno. Prakticiranje ustreznega faksnega bontona bo zagotovilo, da vaše podjetje ohrani strokovni ugled, ki ste ga tako težko gradili.
Pošiljanje faksov
Vedno se spomniš, da je faksiranje dokumentov poslovni proces. Upoštevajte te osnovne smernice:
-
Vedno vključite naslovno stran brez kakršnih koli nepotrebnih informacij ali umetniških del. Na naslovnico vključite svoje ime in kontaktne podatke, število strani (vključno s naslovnico faksa), želenega prejemnika in vse druge ustrezne informacije. Ne pozabite, da prejemnik faksa morda ni edini, ki vidi dokument, zato poskrbite, da bo naslovna stran faksa profesionalna.
-
Po prenosu faksa opravite nadaljnji klic prejemniku. To ne zahteva poglobljene razprave o tem, kaj faks vsebuje. Preprosto potrdite, da je bil faks prejet. V tem pogovoru je primerno, da oseba ve, da vas lahko prosto pokličejo s kakršnimi koli nadaljnjimi vprašanji v zvezi s faksiranimi materiali.
-
Pri pošiljanju občutljivih ali zaupnih informacij uporabite diskrecijsko pravico. Če pošiljate podatke osebne narave, pokličite pred tem, da posamezniku sporočite, da telefaks vnaprej pošljete. Eden od načinov, da se izognete tej vrsti izdaje, je uporaba spletne storitve za faksiranje. Te storitve pošljite po faksu neposredno na osebni računalnik.
-
Bodite previdni pri pošiljanju nezaželenih materialov. Vsakdo, ki dela v pisarni, ve, kako moteči so ti oglasi za cenejše zdravstveno zavarovanje in popuste na Havaje. Če pošiljate neželene fakse svojim strankam, to storite le v redkih primerih, ko je to upravičeno. Če od prejemnika prejmete prošnjo, da ne sprejema takšnih faksov, upoštevajte njihove želje in jih odstranite s seznama.
Prejemanje faksov
Kot pri pošiljanju faksov, obstajajo tudi pravila o bontonu glede sprejemanja faksov:
-
Upoštevajte zasebnost prejetih zaupnih faksov. Ne delite osebnih podatkov s sodelavci, ki so bili namenjeni izključno za ogled.
-
Občutljivih faksov ne puščajte v bližini, kjer bi jih drugi lahko videli. Obravnavajte fakse, kot bi bili vi, kakršna koli druga zaupna dokumentacija.
-
Če po faksu prejmete napako, obvestite pošiljatelja, tako da jim pokličete. Običajno se zahteva, da uničite vse fakse, ki ste jih prejeli po pomoti.
