Ustvarjanje in pošiljanje računov je lahko dolgotrajen proces. Vendar to ni proces, ki ga je treba preskočiti ali prezreti. Ustrezno oblikovan račun pomaga podjetju plačati in zagotavlja pravno zaščito za obe stranki. Če ste kdaj dobili revidirano s strani Službe za notranje prihodke, lahko vaš sistem izdajanja računov utemelji vaš prijavljeni dohodek.
Osnove računa
Ko prodajalec želi dobiti plačilo za blago ali storitve, pošlje račun. Račun je dokument, ki podrobno opisuje finančne komponente poslovne transakcije. Račun vključuje ime in kontaktne podatke kupca in prodajalca, opis storitev ali opravljenega blaga, stroške na enoto in skupni dolgovani znesek. Računi običajno vključujejo tudi datum zapadlosti plačila, številko računa in želeni način plačila.
Plačan
Računi pomagajo podjetju pri plačilu v celoti in pravočasno plačilu. Težko je plačati brez ustreznega računa. Podjetja običajno zahtevajo prejem podrobnega računa pred izplačilom plačil. Plačilni pogoji lahko pomagajo podjetju hitro izterjati terjatve. Na primer, podjetje lahko reče, da je plačilo zapadlo ob prejemu, v 30 dneh od prejema ali 60 dni po prejemu. Vključitev politike zamudnih provizij na računu - na primer, da za zamude pri plačilu velja pristojbina za 20 USD - lahko prav tako pomaga zagotoviti takojšnje plačilo.
Vzpostavitev zakonskih pravic
Računi dokazujejo, da so izdelki in storitve dobavljeni in da družba uveljavlja pravico do plačila. V primeru, da stranka ne plača, lahko podjetje s pogodbami in računi zakonito dokaže sodišču, da je plačilo dolgovano. Podobno lahko družba hrani kopije računov in zneske, plačane pogodbenikom in prodajalcem, da ugotovi, ali je izpolnila pogodbeno obveznost za plačilo.
Revizijski dokazi
Tudi če naredite vse prav, vedno obstaja možnost, da vaše podjetje preveri IRS. Med revizijo želi IRS zagotoviti, da ste pravilno poročali o vseh dohodkih, ki ste jih prejeli med letom. Če imate organiziran sistem zaporedno oštevilčenih računov, ima IRS več zaupanja, da ste v celoti in pravilno prijavili prihodke. Če so računi nenavadni ali neobstoječi, je dokazno breme na vas, da pokažete, da ne skrivate nobenega dohodka.
