Verjetno vam ni težko predstavljati tega scenarija: prejmete vabilo na prestižno konferenco, na kateri boste imeli veliko priložnosti za mreženje in razširitev poslovanja vašega podjetja. Vendar pa se zdaj soočate z ovirami prepričati šefa, da vam omogoči, da se udeležite. Upravičeni stroški lahko povzročijo ječejoče mraka, toda organizacija in priprava vam bosta pomagali doseči svoj cilj.
Pripravite prepričljiv argument, ki vaše nadrejene prepričuje o nujnosti zadevnih stroškov. Prepričajte šefove, da morate ta denar porabiti za ta predmet ali storitev. Dokaži, da bodo ti stroški privedli do visoke donosnosti naložb. Predstavite čim več podporne dokumentacije, da bi dobili točko.
Izračunajte točen strošek teh stroškov in predstavite znesek svojim šefom. Vaši izračuni vam bodo olajšali razmišljanje, kar dokazuje, da ste to v celoti upoštevali in ne nameravate zapravljati denarja. Predstavitev predvidenih stroškov stroškov lahko tudi ublaži bojazen, da bo načrtovani izdatek nezaslišan. Če lahko določite tudi stroške ne porabe denarja za izdelek ali storitev, proizvajajo te številke, kot tudi za vožnjo domov vaše točke.
Izpolnite vse obrazce stroškov po navodilih. Večina organizacij ima formalni sistem za predložitev utemeljitev stroškov. Računovodski oddelek bo verjetno zahteval, da izpolnite obrazec, ki upravičuje stroške nakupa. Ne pozabite, da ne zanemarite nobenih polj v dokumentu, saj lahko pozabljanje vključitve podrobnosti povzroči težave kasneje.
Predložite dokumentacijo o vsem, kar je povezano s stroški. Upravitelji želijo videti točno, kam gre denar; z zagotavljanjem papirne sledi jim boste pomagali razumeti, zakaj morate kupiti ta izdelek ali storitev. Vključite vsak posamezen račun ali dokument, ki se nanaša na stroške, tako da vas nihče ne more obtožiti zlorabe.
