Virtualni asistenti delujejo kot samostojni izvajalci, ki nudijo pisarniške storitve in različne storitve, podobne uradnim sekretarjem, administrativnim pomočnikom in uradnikom. Na splošno delajo iz domače pisarne, opremljene s faksom, računalnikom, mizo, tiskalnikom in dostopom do interneta. Vrste programske opreme, ki jih zahtevajo virtualni pomočniki, so odvisne od njihove industrije. Vsi virtualni pomočniki uporabljajo splošen nabor programske opreme za zagotavljanje storitev in upravljanje podjetja.
Namizno založništvo
Programska oprema za namizno založništvo vključuje programsko opremo za obdelavo besedil, predstavitev, preglednico in zbirko podatkov. Virtualni asistenti, ki delajo v marketinški industriji, zahtevajo založniške programe za ustvarjanje letakov, spletnih strani, razglednic, vabil in različnih vrst publikacij. Druge zahteve vključujejo dodatek, ki je vključen v programsko opremo za urejanje besedil, preverjanje črkovanja in slovnice, tezaver, slovar in prevajalce jezikov.
Transkripcija
Prepis vsebuje snemanje in pisanje narekovanja; Programi za transkripcijo omogočajo preprosto predvajanje posnete komunikacije. Virtualni pomočnik lahko ustavi, začne, previja nazaj in začasno ustavi snemanje. Posneti prepis lahko pošljete po e-pošti, kot je ali kot stisnjena datoteka. Od leta 2011 skupni formati vključujejo MP3 in WMV. Več programov za snemanje je združljivih z različnimi formati.
Knjigovodstvo
Upravljanje poslov virtualnega pomočnika zahteva programsko opremo za knjigovodstvo in obračunavanje. Virtualni pomočniki, specializirani za knjigovodje, bi morali uporabljati vse-v-enem knjigovodskem sistemu. Ti pomočniki lahko ustvarijo račune, ponudbe in predloge; rekordna plačila; in sledenje delovnega časa z enim programom ali z različnimi programi za namizno založništvo.
Komunikacija
Komunikacijska programska oprema je še ena potreba po virtualnih pomočnikih. Na voljo je programska oprema za faks in e-pošto, ki omogoča personalizacijo in pripravljene predloge. Virtualni pomočniki se lahko odločijo za ustvarjanje predloge, ki ustreza njihovi poslovni podobi. Uporaba internetne telefonske storitve bo zmanjšala stroške telefonskih računov na dolge razdalje in mesečne račune. Uporaba e-poštnih in faksnih programov zahteva dobro internetno povezavo.
