Poročila o stanju projekta nadzorujejo dokumente za vsakogar, ki poskuša upravljati projekt, ne glede na to, ali gre za eno osebo ali eno, ki vključuje več sto ljudi na več lokacijah. Poročilo o statusu projekta služi kot kratek povzetek napredka projekta, njegovega pričakovanega datuma zaključka in ukrepov, ki so bili sprejeti po pripravi zadnjega poročila o statusu projekta. Upravljavcem pomaga, da zadolžene naloge hranijo dovolj zgodaj in prepoznavajo težave dovolj zgodaj, da ustvarijo smiselne rešitve.
Povzetek projekta
Poročilo o statusu projekta se običajno začne s kratkim opisom pomembnih elementov projekta. Ta odstavek ali sklop opredeljuje ime projekta, datum poročila, kdo je odgovoren za projekt ali njegov oddelek za upravljanje in izjavo o cilju projekta. Vključuje lahko tudi kontaktne podatke, kot so telefonske številke ali e-poštni naslovi ključnih članov projektne skupine. Ta del se verjetno ne bo bistveno spremenil med potekom projekta in se pogosto kopira iz enega poročila o stanju v naslednji, s tem da je datum posodobljen.
Rezultati
Odsek, ki opisuje rezultate projekta, je ključnega pomena za poročilo o stanju projekta. V tem razdelku morajo biti navedeni rezultati in podan trenutni status v besedi ali dveh. Na primer, projektni list za zagon izdelka bi lahko imel takšne rezultate, kot so tiskano oglaševanje, prodajalec, predstavnik prodajalcev, prikaz stojnic in izdelave cenovnih listov. Poleg vsakega rezultata mora vodja projekta pisati stvari, kot so "popolno" ali "naročeno" ali "na tiskalniku". To služi kot povzetek projekta s podrobnejšimi nalogami, navedenimi v odseku časovnega razporeda.
Časovni roki
Časovni načrt nalog je element poročila o statusu projekta, ki je pogosto najbolj pregledno. V tem razdelku je treba podrobno opisati delo, ki je bilo opravljeno od zadnjega poročila o statusu projekta, kakšno delo je treba opraviti v naslednjem obdobju in datumih, ko se pričakuje, da bodo naloge zaključene. V številnih poročilih o stanju projekta je to prikazano v mreži z datumi za pričakovano dokončanje in dejansko dokončanje. Številni vodje projektov izberejo barvno kodo tega razdelka z različnimi barvami, ki predstavljajo naloge, ki so v načrtu, pred predvidenim rokom, za časom, končanim ali čakanim.
Opombe, priporočila in pojasnila
Poročilo o statusu projekta mora vsebovati tudi seznam vseh zastavic, zahtev za spremembe ali izzivov, s katerimi se projekt sooča. To je kraj za seznam, kjer so lahko potrebni dodatni viri ali kjer se bodo spremenili datumi dobave. V tem razdelku lahko navedete tudi, kako so nepričakovani dogodki vplivali na projekt, na primer težave s programsko opremo, zamude pri dobavi od dobavitelja ali napake pri dobavi. Nekateri vodje projektov bodo ta oddelek ločili od poročila in ga navedli v ločenem dokumentu, ki ga pripišejo poročilu o stanju projekta.
