Poslovno pismo lahko vključuje priloge, ki ponovno vsebujejo informacije v pismu ali zagotavljajo dodatne podrobnosti za boljše razumevanje. Izraz vezanost se pogosto zamenja z izrazom zaprtost. Kljub svojim podobnostim niso ena in ista stvar. Razumevanje razlik med obema in kako jih navajati v poslovnih pismih, bo bolj profesionalno in celo konkurenčno.
Nasveti
-
Pri navajanju priloge ali priloge v poslovnem pismu zabeležite ime priložene datoteke ali dokumenta v oklepajih.
Priloga in priloga
Najprej se prepričajte, da razumete razliko med prilogami in prilogami. Čeprav vam oba omogočata več informacij in dodatnih virov, predstavljata različne stvari.
Kot pove že ime, je priloga dokument ali datoteka, ki je priložena pismu. Šteje se, da je del pisma, saj poudarja ključne točke, ponuja več informacij ali podpira vašo izjavo. Ko napišete pismo, si oglejte priložene dokumente. Na primer, lahko priložite pogodbo in jo v pismu navedete skupaj z ustreznimi informacijami o tem, kaj to pomeni.
Prilogi pa so ločeni dokumenti. Če na primer pošiljate poslovno pismo morebitnemu novemu partnerju, lahko priložite brošuro, tržno študijo ali primerjalno tabelo. V pismu ni treba omenjati tega dokumenta. Izbira je odvisna od vas.
Priloge v besedilu
Pri navajanju informacij iz drugega dokumenta v besedilu uporabite oklepaje v poštni ali elektronski pošti. Zabeležite ime priložene datoteke ali dokumenta v oklepajih. Ob predpostavki, da se pismo nanaša na pritožbo po telefonu, bi navedba vsebovala ime dokumenta pritožbe, kot je: (priloženo: Journal of Customer Service, 1/5/2017).
Citiranje v besedilu doda dodatne informacije k vsebini pisma. Navedba se lahko nanaša na podatke v preglednici, prepise ali druga pisma. Uporabite lahko berljiva imena datotek, ki opisujejo dokument. Če je dokument natisnjen, ga naslovite na enak način. Prav tako je sprejemljivo, da dodelite priponke z abecednimi črkami, kot je "Priloga A."
Kako referencirati več priponk
Poleg tega, da uporabite navajanje prilog v besedilu, bralca spomnite tudi na priloge na koncu pisma. Pod imenom podpisnika v spodnjem levem kotu vnesite »Priloge«. Neobvezno je navesti ime vseh prilog na koncu pisma, vendar je to dobra praksa, še posebej, če jih je veliko. To bo prejemniku dalo boljšo predstavo o tem, kaj naj pričakuje in katere datoteke najbolj ali manj potrebuje.
Kako uporabljati ohišja
Ohišja niso pogosto omenjena v samem besedilu, vendar to ni težko pravilo. Če so priloge navedene v poslovnem pismu ali beležki, uporabite isto metodo, opisano za priloge. Primeri zaprtega prostora so življenjepis ali aplikacija. Te datoteke so navedene na koncu črke pod natisnjenim imenom podpisnika ob levem spodnjem robu.
Uporabite "prilogo" za en prostor in "zaprte prostore" za več kot eno. Prav tako je sprejemljivo, da dodate skupno število vključenih elementov, kot so priloge: 4. Če je dokument naveden v pismu, vendar dejansko ni priložen, ga zapišite kot "w / o Enclosures".
Priporočena oblika vlade
V vladni korespondenci se včasih razlikuje med poslovnim pismom in dopisom. Pri črkah je citat označen kot "priloga", medtem ko se beležke običajno nanašajo na "priloge". Ti dokumenti se v besedilu pogosto navajajo v skladu z dodeljeno abecedno črko, kot je "Priloga A."
Navedite vse priloge ali priloge, tudi če je za pravilno izvedbo potrebna druga stran z navedbo "Priloge: Stran 2." Če referenčni dokument ni na voljo, se to zabeleži z vključitvijo "w / o encl". da bo prejemnik seznanjen, da dokument ni na voljo in da ni priložen. Preverite pri določenih vladnih subjektih predloge posebnosti ali smernice za edinstveno obliko.
