Bili so časi, ko so bile računovodske transakcije ročno zabeležene na velikih, stolpnih listih zelene knjige, imenovanih ploščice za knjigo. Na srečo za lastnike podjetij, računovodska programska oprema pomaga, da je računovodstvo učinkovito, natančno in skladno. Izbira računovodske programske opreme je pomemben dejavnik za vse poslovne lastnike ali strokovnjake za upravljanje in bi morala biti prednostna naloga.
Funkcija
Računovodska programska oprema shranjuje poslovne transakcije na različne račune, ki so določeni glede na vrsto posla in kategorijo. Prihodki in odhodki so dve vrsti transakcij, shranjenih v računovodski programski opremi. Primeri kategorij vključujejo stroške plač in pisarniške potrebščine. Popoln seznam vseh transakcij, zabeleženih po vrsti in kategoriji, se imenuje glavna knjiga.
Vrste
Računovodska programska oprema je na splošno razvrščena v dve vrsti. Prva vrsta je namenjena računovodskim strokovnjakom, ki imajo jasno razumevanje računovodstva glavne knjige. Drugi tip je namenjen lastnikom podjetij, ki nimajo nič drugega kot osnovno računovodsko znanje. Računovodska programska oprema je lahko specifična tudi za industrijo.
Lastnosti
Računovodska programska oprema deli funkcijo v module, ki so standardni za programsko opremo ali kupljeni posebej. Obveznosti iz poslovanja in terjatve so primeri dveh modulov, ki sta običajno del standardnega računovodskega paketa. Plače in upravljanje zalog so primeri dodatnih modulov, ki jih lahko kupite posebej. Nekatera računovodska programska oprema je nameščena neposredno na vaš osebni računalnik ali omrežje, medtem ko je druga programska oprema dostopna prek interneta.
Premisleki
Najbolj kritična stvar, ki jo je treba upoštevati pri izbiri računovodske programske opreme, je stopnja izobrazbe osebe, ki bo uporabljala programsko opremo. Druge pomembne stvari, ki jih je treba upoštevati, so funkcionalnost in stroški. Pri izračunu skupnih stroškov naložb ne pozabite dovoliti stroškov pretvorbe, stroškov tehnične podpore in letnih pristojbin za podaljšanje. Krivulja učenja je prav tako pomemben dejavnik pri izbiri računovodske programske opreme. Promet je drag in programska oprema s strmo krivuljo učenja lahko bistveno poveča stroške prometa.
Koristi
Računovodska programska oprema odpravlja redundanco, ki je nekoč obstajala v računovodski funkciji. Na primer, ko se podatki o prodajalcu vnesejo v modul za plačilo računov, jih nikoli več ni treba vnesti, ne glede na število pregledov, ki jih izdate temu prodajalcu. S pritiskom na gumb lahko tudi računovodska programska oprema ustvari kompleksne računovodske izkaze, kot so izkaz poslovnega izida, bilanca stanja in izkaz denarnega toka.
Strokovni vpogled
Številni proizvajalci programske opreme ponujajo poskusne različice svojih izdelkov. Ustvarite testne primere dnevnih računovodskih transakcij in jih preizkusite v vsaki poskusni različici, ki jo menite. Če poskusna različica ni na voljo, prosite prodajnega zastopnika za predstavitev v živo in jim predložite testne primere. Vprašajte proizvajalce za reference strank, po možnosti v vaši dejavnosti.
