Tudi s telefoni in internetom je še vedno včasih potrebno poslati poslovno pisavo starega pisma. Posodabljanje zapisov poslovnega računa s črko je učinkovito, saj je verjetno, da bodo pisma pozabljena (kot so telefonski klici) in da je manj verjetno, da bodo prezrta (npr. E-poštna sporočila). Zagotavljajo tudi priročno papirno sled. Če želite posodobiti svoje zapise s pismom, sledite nekaj nasvetom, da zagotovite, da pokrijete vse svoje baze.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Računalnik
-
Tiskalnik
-
Papir
-
Kopirni stroj
-
Ovojnica
-
Žig
Pismo naslovite na ustrezen oddelek, da zagotovite, da pravilni posameznik prejme vaše posodobljene informacije. Na primer, če spreminjate številko čekovne ali debetne kartice, naslovite svoje pismo na oddelek za obveznosti. Če spreminjate naslov, ga napišite v "zapise strank". Če niste prepričani, kateri oddelek bi moral obravnavati vašo zahtevo, pokličite podjetje in vprašajte, preden naslovite svoje pismo, ali poiščite informacije na spletni strani podjetja.
Na vrh pisma navedite datum, tako za evidenco podjetja kot za vaše osebne evidence. Na primer, če zahtevate, da se vaše storitve prekličejo ali skrajšajo na določen datum, in podjetje ne obravnava vaše zahteve pravočasno, imate razloge za neplačilo, ker imate kopijo vaše datirane zahteve.
Vključite številko računa. To bo osebi, ki obdeluje vašo zahtevo, pomagala najti vaš račun in hitreje izpolniti vašo zahtevo.
Vključite stare podatke. Če se na primer premikate ali spreminjate telefonsko številko, v pismu navedite »to je bil moj stari naslov« ali »to je bila moja stara telefonska številka«. Podjetje bo morda potrebovalo te informacije, da bo lahko zbralo vaš račun, da bi posodobil vaše zapise.
Vključite nove informacije. V pismu navedite »to je moj novi naslov« ali »to je moja nova telefonska številka«. Morda boste želeli svoje posodobljene podatke postaviti v krepkem tisku ali večji pisavi, tako da bo oseba, ki obdeluje vašo zahtevo, imela lahek čas za iskanje informacij.
Zahteva povratno korespondenco. Zahtevajte, da vam pošljemo pismo, v katerem vas obvesti, da so bili vaši podatki posodobljeni. Ko prejmete potrditveno pismo, ga shranite na varno mesto za svoje zapise.
Naredite kopijo pisma, preden ga pošljete, samo v primeru, da jo boste morali ponovno poslati ali se pozneje sklicevati nanj.
