Začetek projekta brez premišljenega delovnega načrta je kot začetek potovanja brez zemljevida. Sčasoma lahko pridete tja, kamor greste, toda verjetno boste porabili energijo in vire, namesto da načrtujete neposredno povezavo do vašega cilja. Jasen in podroben delovni načrt ne bo rešil vseh težav, ki se lahko pojavijo med izvajanjem projekta, temveč bo omogočil organiziranje vaših misli, vrednotenje vaših možnosti in preprečevanje morebitnih težav.
Smer črtanja
Delovni načrt je praktičen, omejen časovni prikaz splošnega strateškega načrta. Obseg delovnega načrta je bolj omejen kot obsežni strateški načrt, ki določa splošni namen in poslanstvo vaše organizacije. Vendar pa delovni načrt zagotavlja perspektivo za vsakodnevne naloge in jih postavlja v kontekst glede na konkretne cilje vaše organizacije v določenem časovnem okviru načrta. Ta jasnost lahko zagotovi splošen občutek za namen, spodbuja sodelovanje k skupnim ciljem.
Objavljanje referenčnih vrednosti
Uporabnost vašega delovnega načrta se nadaljuje skozi celotno obdobje, ki ga pokriva, in predstavlja mejnike za ocenjevanje napredka. Uporaben delovni načrt opredeljuje vrsto kratkoročnih ciljev, ki zagotavljajo merljive cilje za ocenjevanje uspeha. Merljivi cilji lahko vključujejo ciljno število novih strank ali jasno opredeljene faze razvoja izdelka, ki jih je treba dokončati v določenem časovnem okviru. Ti cilji ponujajo stalne povratne informacije: uspešen projekt večinoma dosega svoje kratkoročne cilje, medtem ko se neuspešni projekti izkažejo za kratko.
Prepoznavanje ovir
Ustrezen in dobro raziskan delovni načrt opravlja pomembno nalogo izpostavljanja morebitnih težav in proaktivnega nudenja rešitev. Postopek oblikovanja delovnega načrta ponuja priložnost za obravnavo teh težkih vprašanj, stalno sklicevanje na načrt pa lahko ta vprašanja obdrži v ospredju in prisili vašo organizacijo, da jih obravnava, namesto da uide v samozadovoljstvo. Na primer, če vaša organizacija uporablja zastarelo tehnologijo, lahko vaš delovni načrt da prednost nadomeščanju teh sistemov z drugimi, ki bodo v prihodnosti koristni.
Zagotavljanje odgovornosti
Učinkovit delovni načrt pojasnjuje specifične naloge in rezultate, ki jih mora doseči vsak član skupine, kar utira pot za odgovornost in uspešno sodelovanje. Z jasno razmejitvijo posameznih odgovornosti in njihovega odnosa do večjega projekta v teku lahko delovni načrt pomaga ustvariti uspešno ravnovesje med osebnimi in kolektivnimi vlogami, olajšati komunikacijo in skupno reševanje problemov. Nasprotno pa lahko odgovornosti, opisane v delovnem načrtu, pomagajo organizaciji ugotoviti in odpraviti njene šibke povezave, zlasti tiste posameznike, ki ne izpolnjujejo meril delovnega načrta.
