Poročila o primopredaji so osnovno orodje, ki ga odhajajoči zaposleni uporablja za obveščanje o novem najemu preteklega dela in kaj se mora zgoditi, da se zagotovi nemoten prehod zaposlenih. To vrsto poročila lahko uporabite na več različnih načinov. Vključuje lahko informacije za preprosto spremembo izmene ali za stalno zaposlitev nadomestnega delavca. Poročilo mora vsebovati vse bistvene informacije, ki jih mora oseba prevzeti, da bi zagotovila, da se po tem, ko ste zapustili svoj položaj, pojavijo nepotrebne in nepredvidene težave.
Priprava poročila o primopredaji zaposlenih
Preden začnete s pripravo primopredajnega obvestila, sestavite seznam vseh informacij, ki jih bo moral vedeti prihajajoči zaposleni. Razmislite, kaj počnete vsak dan, pa tudi stvari, ki jih opravljate tedensko, mesečno ali letno. Vključite informacije, ki niso vaše osnovne odgovornosti in dolžnosti, kot so pomembni stiki, protokol, veriga poveljevanja, gesla, ključi, pomembni datumi, programi usposabljanja in vse druge informacije, specifične za službo.
Razmislite o rokih in prednostnih nalogah
Ko se vam zdi, da je vaš seznam popoln, začnite z razčlenjevanjem seznama po prioritetah, pogostosti, vrsti informacij in zaporedju. Navedite trenutne projekte, datume ali čas, ko so se začeli, kako naj napredujejo in predvideni datum ali čas dokončanja. Prihajajoči zaposleni mora vedeti, katere naloge bodo morali po primopredaji dati prednost.
Začnite s ključnimi cilji
Začnite s pisanjem povzetka ciljev za položaj - vaš in podjetje - tako da vaš nadomestni član ve, kje bi morali začeti. Kaj sledi, je odvisno od namena poročila. Na primer, za poročilo o primopredaji za spremembo premika boste začeli s tem, kar se je začelo v vaši izmeni, in ga morate izpolniti do naslednjega. Upoštevajte tudi dokončane naloge, tako da prihajajoči premik ne podvaja tistega, kar ste storili. Za novega, stalnega zaposlenega, napišite seznam kratkoročnih in dolgoročnih projektov, na katerih trenutno delate, kot tudi pomembne projekte, ki ste jih opravili v preteklosti. Vključite vse datume in roke, ki jih mora nova oseba vedeti.
Dodajte nasvete in vire
Prav tako je koristno vključiti nasvete za uspešno dokončanje opravljenih nalog. Na primer, naredite lahko podroben imenik lokacije dokumentov, specifičnih za opravilo, in elemente za zamenjavo, poleg tega pa navedite kontaktne podatke za osebe, ki se nanašajo na opravilo. Če je mogoče, vključite načine za izboljšanje produktivnosti in uspešnosti dela. S tem boste nadomestili orodja za nadaljevanje tega, kar ste začeli brez prekinitve toka procesa in povečali verjetnost uspešnega izida.
Uporabite predlogo
Če želite poenostaviti postopek izdelave poročila o primopredaji zaposlenega, ustvarite poročilo z računalniškim programom v pisarni. Uporabite obstoječo predlogo poročila o primopredaji ali ustvarite svoje na podlagi elementov, ki so specifični za delo - tipkanje »predloge poročila o primopredaji« v iskalnik naj vrne veliko primerov. In ne pozabite preveriti poročila o primopredaji, preden zapustite svoje stališče, da zagotovite, da je vse ustrezne informacije na voljo novemu zaposlenemu.
