Potrdila o prejemu potrdijo dostavo zahtevanih predmetov, kot so pošiljka blaga ali predlog pogodbe. V pismu je jasno navedeno, kaj je bilo prejeto in kdaj. Prav tako ugotavlja, ali je potrebno nadaljnje spremljanje. Pisma so običajno le nekaj odstavkov dolga in se običajno pošljejo v enem delovnem dnevu od prejema zahtevanih postavk. Večina potrdil o prejemu se pošilja po pošti, faks, e-pošta in potrjena pošta pa so tudi možnosti. Univerza Colorado State ugotavlja, da so priznanja pisma profesionalna vljudnost, ki pomaga pospeševati poslovne odnose.
Preglejte elemente, ki jih želite potrditi. Potrdite, da je dostava ustrezala vašim pričakovanjem.
Pismo naslovite na osebo, ki pričakuje potrditev prejema. Polno ime in naslov osebe skupaj z naslovom morata biti na pismu in ovojnici.
Napišite pismo. V prvem odstavku potrjujejo prejem artiklov tako, da se pošiljatelju zahvalijo za dostavo zahtevanih predmetov ali informacij. Nato navedite vse prejete elemente skupaj z datumom.
V drugem odstavku obvestite prejemnika, da ste zadovoljni z dostavo - če je tako - in da je dostava v skladu z vašimi pričakovanji.
Zaključite pismo s komplementarnim zapiranjem, kot je "Hvala," ali "S spoštovanjem" in vaše natisnjeno ime. Podpiši in pošlji pismo.
