Metodologija 5S izhaja iz japonskega sistema, ki si prizadeva uvesti red in organizacijo na delovnem mestu. Razlogi za metodologijo 5S so, da je delovno mesto bolj učinkovito, ko je organizirano in ko se ohranjajo ti standardi organizacije. Zato uporaba metodologije 5S pomeni iskanje učinkovitih načinov razvrščanja (seiri), določanja vrstnega reda (seiton), sijanja (seiso), standardizacije (seiketsu) in vzdrževanja (shitsuke) urejenih praks na delovnem mestu. Ustvarjalnost in sodelovanje zaposlenih na delovnem mestu sta pomembna za izvajanje tega sistema.
Razvrstite po delovnem mestu, da odstranite predmete, kot so papirji in stroji, ki niso potrebni. Preglejte nato odstranite vse aplikacije ali procese, ki so zapravljeni časovno, kot na primer zapleteno programsko opremo ali odveč tiskalni stroj. Hranite informacije, procese, programsko opremo, stroje in predmete, ki so potrebni na delovni postaji.
Nastavite delovno postajo tako, da namestite ustrezne sisteme za shranjevanje. Postavite večje in težje predmete na tla in popravite omare in zaboje za shranjevanje manjših predmetov. Prosite za strokovno pomoč strokovnjaka za IT ali prodajalca, da ustvarite enostavnejšo spletno dokumentacijo in sisteme za shranjevanje informacij. Označite skladiščne prostore, kot so omare, za lažje prepoznavanje in pridobivanje informacij in predmetov.
Sijajte delovno mesto z rednim čiščenjem delovnih postaj, še preden postanejo preveč umazani. Določite odgovornost gospodinjstva z oblikovanjem dnevnika, v katerem se vsaka oseba loti naloge, ki bo prispevala k ohranjanju delovnega mesta čisto. Nastavite preproste kanale komunikacije tako, da ustvarite oglasne deske ali uporabite palice za organiziranje nalog.
Standardizirajte spremembe, ki ste jih ustvarili z oblikovanjem politik in smernic za najboljše prakse. Vključite zaposlene na delovnem mestu, ko načrtujete možgane in si zapišite posebne korake, ki jih boste izvedli, da bi ugotovili, kaj je potrebno, in kako učinkovito shraniti predmete in informacije ter kako ohraniti prostor čist. Te smernice objavite na oglasni deski, ki jo lahko vidijo vsi.
Ohranjanje nove kulture urejenosti in organizacije. Nagradite tiste, ki pomembno prispevajo k uveljavljeni najboljši praksi in tiste, ki razvijajo nove načine uporabe metodologije.
Nasveti
-
Novim zaposlenim na delovnem mestu je treba dati usmerjenost glede organizacijskega sistema na delovnem mestu. V nasprotnem primeru novi zaposleni morda ne bodo razumeli metodologije 5s na vašem delovnem mestu in tako povzročajo (nenamerno) motnje v samem sistemu.
