Organizacija ugodnosti traja veliko časa, vendar je zelo uspešen dosežek, ko je korist uspešna. Preden pa karkoli načrtujete, določite vrsto ugodnosti, ki jo boste organizirali. Če izvajate tiho dražbo, boste potrebovali podarjena umetniška dela; če gre za dogodek, povezan z glasbo, mora nekdo stopiti v stik z vrhunskimi lokalnimi izvajalci, ki običajno rezervirajo dva do tri mesece vnaprej. Vsaka izbira postavlja različna logistična vprašanja.
Predhodno načrtovanje
Ugotovite, koliko prostovoljcev potrebujete. Številke se eksponentno množijo, če načrtujete gala z dovršenimi obroki in pijačami, ki jih je treba pripraviti, popraviti in ponovno razčleniti.
Izberite prizorišče. Upoštevajte dejavnike, ki vplivajo na prisotnost, na primer bližino javnega prevoza. Naredite kratek seznam treh ali štirih možnosti.
Ugotovite, koliko denarja boste zbrali in kako bo dosežen cilj.
Prenos podrobnosti
Pridobite zaveze iz izbranega kraja in vseh sodelujočih izvajalcev. Bolj zapleten je dogodek, še dlje naprej morate načrtovati; dva do šest mesecev je norma.
Zaposlite odbor prijateljev, sodelavcev in poslovnih znancev, ki se ukvarjajo z različnimi vidiki dogodka. Načrtujte tedenske sestanke, da spremljate načrtovanje in odpravite morebitne težave v zadnjem trenutku.
Poiščite sponzorje, ki bodo pomagali absorbirati stroške, povezane z ugodnostmi, od nagrad na vratih do sistemov za hrano in PA. Večina sponzorjev bo zamenjala storitve v zameno za promocijo.
Poskusite urediti svojo komisijo, sponzorja in prizorišče prizorišča v prvih nekaj mesecih organiziranja. Začnite iskati prostovoljce.
Spravi besedo ven
Pristopite v stike z mediji o tem, kako narediti zgodbo o koristih. Če prostor ni na voljo, bodite pripravljeni predložiti sporočilo za javnost na polovici strani, ki opisuje podrobnosti. Oglejte si oddaljeno oddajanje v živo s strani dogodka z vašo lokalno radijsko postajo.
Pripravite ustrezne materiale za prikaz, vključno z letaki, avtorji in plakati, da se prostovoljci razpustijo ali pripravijo. Prepričajte se, da vedo, kje naj zakonito držijo letake in plakate.
Postavite spletno stran za odgovore na vprašanja o ugodnosti. Vključite glavne sponzorje, postavitev dogodkov in dejavnosti ter kako se zbirajo sredstva.
Razmišljanje o uspehu
Sedite s svojim odborom po dogodku in se pogovorite o tem, kaj je delovalo ali kaj ni bilo. Sledite svojim sponzorjem in dobite povratne informacije.
Pošljite kartice ali zbirno pismo, da se zahvalite prostovoljcem.
Objavite fine podrobnosti na spletni strani, vključno s tem, koliko denarja je bilo zbranih, kako je upravičenec preživel in - če ste ustvarili dogodek v teku - podrobnosti, ki jih morajo prihodnji prostovoljci in sponzorji poznati pri pripravi na naslednje leto.
