To ni neobičajno za lastnike podjetij in ponudnike storitev za podcenjevanje strank. Na primer, če ste spletni oblikovalec in projektu, na katerem delate, potrebujete več časa in truda, kot ste mislili, boste morda želeli zaračunati več. V tem primeru je smiselno, da izdajate bremenitveni zapis ali opomin bremenitve vaši stranki. Ta dokument se pogosto uporablja v vseh panogah za postopno zaračunavanje, bančne transakcije in drugo.
Nasveti
-
Obvestilo o obremenitvi ali debetni zapis je obrazec, ki ga prodajalci obvestijo, da strankam ni bilo zaračunano ali zaračunano. Naloga je upravljati stanje na določenem računu in popravljati napake pri obračunavanju.
Kaj je bančni memorandum?
Recimo, da imate agencijo za digitalni marketing in ena od vaših strank zahteva dodatne storitve po naročilu.Lahko izdate debetni zapis ali nov račun, ki pokriva te storitve. Če izberete prvo možnost, morate beležnico beležiti na mesečni izpis neporavnanih terjatev.
Banke izdajajo bremenitvene beležke, s katerimi obvestijo stranke o plačilih za plačilo posojil, obresti, odškodninah za odškodnine, DDA debetnih in kreditnih stroških itd. Ta dokument se lahko uporablja tudi za bremenitev provizije ali za izravnavo preostalega zneska na računu stranke. Razmislite o tem kot o neformalnem računu.
Zadolžnice in krediti
Kot lastnik podjetja je pomembno, da razumete razliko med debetnimi in kreditnimi sporočili. Slednji se uporablja za zmanjšanje zneska, ki ga kupec dolguje prodajalcu. Kupci zabeležijo to znižanje v bilanci svojih obveznosti do dobaviteljev, medtem ko prodajalci to zabeležijo v svojem saldu terjatev.
Na splošno podjetja izdajo kreditno sporočilo, če so pristojbine, ki se zaračunajo stranki, previsoke. Na primer, tovarna lahko izda račun za 2.000 USD za 200 enot blaga, kjer vsaka enota stane 10 $. Kupec obvesti tovarno, da je pet enot okvarjenih. V tem primeru lahko tovarna izda bon za 50 dolarjev in zabeleži transakcijo v svoje terjatve.
Znesek, ki je naveden v bančnem kreditu, se lahko povrne kupcu ali uporabi za nakup. Podobno kot pri memorandumu za bremenitev je ta dokument običajno za prejšnji račun. Oba dokumenta imata vlogo popravljanja napak pri obračunavanju in napak na računu.
Ustvarjanje bremenskega zapisa
Debetni zapis je relativno preprosto ustvariti. Najprej določite, koliko denarja vaša stranka dolguje. Nato izberite obliko, kot je plačilni list ali pisno pismo. V opombo o bremenitvi vključite naslednje podatke:
- Ime stranke in poslovne informacije
- Ime vašega podjetja in kontaktni podatki
- Davčna številka vašega podjetja
- Referenčna številka stranke (izbirno)
- Številka in datum na računu
- Kratek opis kupljenega blaga ali storitev
- Znesek, ki ga dolguje kupec
- Plačilni pogoji, vključno z morebitnimi zamudnimi provizijami
Navedite, zakaj izdajate debetni zapis. Opišite, kaj se dolguje in zakaj. Uporabite profesionalni ton. Če je opomin za bremenitev povezan s prejšnjim računom, vključite njegovo številko v opombo. Glede na vaše nastavitve lahko uporabite program za preglednice, urejevalnik besedil, programsko opremo za zaračunavanje ali predloge za bremenitev. Veliko spletnih mest, kot so Smartsheet, Template.net in Biztree, ponujajo brezplačne predloge, ki jih lahko prilagodite vašim potrebam. Vse kar morate storiti je izpolniti, prenesti in natisniti obrazec.
Ko končate, pošljite debetni zapis svojim strankam. Če ne plačajo pravočasno, ustvarite in pošljite še en opomin. Razmislite o uporabi programske opreme, kot je QuickBooks, za vodenje natančnih evidenc vaših debetnih in kreditnih zapisov, računov in drugih finančnih dokumentov.
