Poslovno pismo določa ton za prihodnje interakcije. Ko bodoča stranka prejme poslovno pismo, takoj ustvari vtis pisatelja in njegove organizacije. Če je pismo preveč priložnostno, se lahko zdi, da je pisatelj neiskren ali neprofesionalen. Pisanje, ki je preveč formalno, lahko ustrahuje ali odtuje bralca. Dobro organizirano in dobro napisano pismo bo ustvarilo pozitiven prvi vtis.
Dobro organizirano
Vsako poslovno pismo se nanaša na določen namen ali nalogo. To je lahko zahteva za informacije, odgovor na poizvedbo ali predložitev predloga. Prvi odstavek navaja namen pisma. Odgovarja na vprašanja novinarja: kdo, kaj, kdaj, kje in zakaj. Preostali odstavki podpirajo ta namen z različnimi točkami - kvalifikacijami, atributi, značilnostmi. Zadnji odstavek ponavlja ta namen in jasno opisuje pisateljska pričakovanja. Pisatelj uporablja ustrezne prehodne fraze, da zagotovi, da vsi deli črke potekajo gladko skupaj.
Jasno in jedrnato
Dobro poslovno pismo zagotavlja vse ustrezne informacije na jasen in jedrnat način. Pisatelj uporablja ustrezen ton in jezik. Svoje besedišče ohranja preprosto in se izogiba uporabi tehničnega ali abstraktnega jezika, da bi navdušil bralca. Spreminja dolžino stavkov, odmika od dolgih, nepoškodovanih stavkov s prekomernimi podrobnostmi. Vendar se ne omejuje na kratke, napete stavke. Kadarkoli je mogoče, uporablja aktivni glas namesto pasivnega glasu.
Dobro strukturirano
Vsako poslovno pismo sledi formatu podjetja in zahtevam pisave.V obliki bloka je celotna črka poravnana levo in enojna, razen dvojnega presledka med odstavki. Spremenjena oblika bloka sledi slogu bloka, vendar postavi datum in zapre v središču. Večina poslovnih pisem vključuje datum, notranji naslov, pozdrav, naslov vrstice, brezplačen zaključek, podpis in priloge. Če je črka krajša ali daljša od povprečja, pisatelj izvede potrebne prilagoditve navpičnega razmika.
Napaka je brezplačna
Pred pošiljanjem pisma pisatelj glasno prebere prvi osnutek. To je odličen način za preverjanje jezika, ki se sliši čudno ali nenaravno. Uporablja slovar in slog za pisanje, da preveri vse črkovanje, slovnico in ločila. Lahko pa uporabi funkcijo preverjanja črkovanja in slovnice v svojem programu za obdelavo besedil. Dvakrat preveri ime, naslov in naslov prejemnika.
