Pravočasna zaloga, ali JIT, je proces, namenjen zmanjšanju poslovnih naložb v inventar, s čimer se sprostijo sredstva za vlaganje v druge dele podjetja, kot je delo ali infrastruktura. Podjetja imajo manjše količine surovin in se zanašajo na prefinjen računovodski sistem, ki predvideva prihodnje potrebe po zalogah in jih naroči tik preden jih potrebujejo. Dobave so manjše, vendar pogostejše, kar ustvarja vrtečo se malo zaloge svežih zalog. Cilj tega sistema je, da so komponente dostavljene v obrat, tik preden so potrebne, namesto da bi imeli na zalogi velik del ali sestavino. Ker je v skladiščih manj denarja, se lahko podjetja lažje izboljšajo ali razširijo.
Obstajajo številne prednosti in slabosti sistemov za inventar. Na plus strani, obratni kapital ni vezan, tam je manj možnosti, da bi zaloge zastarele v skladiščih in je lažje spremeniti naročila proizvodnje, ker je tako malo na strani, da bi prišli skozi. Vendar ni vse pozitivno. Tudi s precejšnjimi prihranki po vsem svetu, lahko obstaja dovolj slabosti JIT, da bi vsak poslovni lastnik resno gledati na proces.
Pomanjkljivosti samo-v-času
V sistemih inventarja, ki so pravočasno na voljo, podjetja naročijo najmanjšo količino zalog do naslednjega datuma dobave. Restavracija, ki uporablja ta sistem na dvotedenski urnik dostave, bi naročila samo dovolj hrane, ki bi trajala povprečno štiri dni. Večina teh sistemov temelji na primerjavah iz preteklega leta in predvideva, da bo poslovanje iz leta v leto ostalo relativno statično. Če glavni konkurenti restavracije nenadoma prenehajo poslovati, lahko opazijo nenaden porast prihodkov, ki ni bil načrtovan vnaprej. Posledica tega je, da na policah ni dovolj hrane, ki bi trajala čez teden dni. Iskanje alternativnih virov za nujno preskrbo s hrano je nemogoče ali, v najboljšem primeru, zelo drago.
Po drugi strani pa lahko nenaden in nepričakovan padec v podjetju pomeni, da so na policah odvečne sestavine, ki bi se morda lahko pokvarile pred uporabo. Z avtomatiziranim sistemom je lahko dva ali tri cikla inventarja, preden lahko lastnik podjetja prilagodi količino izdelka, ki prihaja. To povzroča tudi težavo za naslednje leto, saj bo sistem pričakoval padec poslovanja in bo ponovno pričakoval upad poslovanja. verjetno ne bo naročil dovolj sestavin za teden.
Težave s presenečenjem Extra Business
Ena največjih slabih poslovnih priložnosti je pomanjkanje prožnosti, ko gre za srečo. V večini podjetij je stranka, ki prihaja in želi naročiti ogromno količino izdelkov, dobra stvar. Za podjetje s kratkimi rokavi, ki ima nov šolski račun, lahko to pomeni, da mora nova stranka čakati dlje, kot si želi, da bi dobila popolno naročilo. Mala podjetja si ne morejo privoščiti zavrnitve padavin, vendar je mogoče skoraj nemogoče najti dovolj surovin v kratkem času, da bi poskrbeli za tiste donosne nove stranke.
To je mogoče rešiti na dva načina. V prvem primeru lahko nove stranke dobijo želeno naročilo, vendar bodo morali zaradi pomanjkanja zalog čakati dlje. Glede na določeno vrsto srajce, ki jo želijo, lahko traja več tednov, da najdemo dovolj veliko ponudbo, da zadovolji nove stranke. Po drugi strani, če lastnik trgovine s kratkimi rokavi uspe najti pripravljeno zalogo osnovnih srajc, ki bodo zadovoljile stranko, je verjetno, da bodo stale več denarja, kot bo zaračunal običajni dobavitelj v trgovini. Nevarni kupci lahko dejansko stanejo denar podjetja, tako da znižajo stopnjo dobička na nič.
Potrebno je več načrtovanja in usposabljanja
Mnoga mala podjetja ročno naročajo zaloge in materiale z uporabo papirja in svinčnika, vsaj na začetku. Tudi tisti, ki so dovolj veliki, da potrebujejo ali želijo računalniški program, naredijo to s preprostimi aplikacijami. V večini primerov je dovolj, da nekajkrat na mesec vzamete inventar, da boste lahko spremljali, kaj boste potrebovali. V teh primerih je inventar preprost postopek in ga je mogoče zlahka naučiti vsakemu zaposlenemu v kratkem času.
Z inventarnim sistemom JIT je celoten proces inventarja bolj zapleten. Zaposleni morajo biti usposobljeni za zelo podrobno popisovanje zelo podrobno. Točnost je ključnega pomena, ker celoten sistem naročanja za podjetje temelji na teh številkah. Zaposleni se bodo morali naučiti uporabljati izpopolnjene računalniške sisteme, kar je lahko izziv za tiste, ki niso seznanjeni z računalniki, nameščenimi v pisarni. Za usposabljanje in ohranjanje zaposlenih, ki lahko upravljajo s temi zalogami, boste morda morali povečati stroške dela. Poleg tega boste morali poiskati dobavitelje, ki so pripravljeni sodelovati z vami, in sicer tako, da večkrat na teden dobavljajo zaloge, ne da bi pri tem naročilu dodali prekomerne stroške dostave. Prav tako je pametna praksa ustvariti odnose z manj dobavitelji za nujno oskrbo v primeru prekinitve procesa inventarja / dostave.
Tesna dobavna veriga pomeni manj nadzora
Večina lastnikov malih podjetij je ponosna na svojo sposobnost, da se vrtijo in hitro spremenijo stvari, ko gospodarske sile okoli njih zahtevajo to. S sistemom za inventar, ki je pravočasen, je to veliko težje. Pekarna v soseščini bo večinoma vedela, kdaj se bodo zgodila lokalna praznovanja, in bo ustrezno naročila. Ampak, če pek ugotovi, da novi načrtovalec poroke išče nujno oskrbo s fantastičnimi torticami, ima le malo možnosti, da bi pospešila in dosegla delo.
Tudi če uspe dobiti naročilo za pecivo, če ponudnik pekovskih okraskov za torto ni na zalogi, ima manj možnosti, da bi potencialnemu novemu kupcu ponudila. Kakršna koli motnja v dobavni verigi kjerkoli v sistemu bo na koncu vplivala na spodnjo mejo malih podjetij, ki uporabljajo ta sistem. Z manj možnostmi za ponudbo strankam in manj priložnostmi za spremembo poslovnih načrtov v kratkem času lahko inventar s časovno omejitvijo omeji priložnosti, ki bi sicer lahko povečale število malih podjetij.
Težave z naravnimi nesrečami
Tornadi, orkani, poplave in druge naravne nesreče imajo lahko velik vpliv na vsako podjetje, prav tako pa lahko povzročijo tudi civilni nemiri ali policijska dejanja. Razlika pri sistemih za inventar, ki so na voljo pravočasno, je ta, da je učinek mogoče občutiti veliko bolj ostro. Nevarnost ni samo to, kar se zgodi, ko se v bližini podjetja pojavijo izredne razmere, ampak tudi, kadar se zgodijo na drugih področjih, kjer je dobavitelj podjetja.
Lokalna kavarna, ki uporablja JIT naročanje, bo na splošno obdržala dovolj fižola za tri ali štiri dni povprečne prodaje. Lahko se zaloge dodatnega dneva dobave, vendar ne več kot to. Če je peklenska naprava, ki se nahaja v naslednji državi, udarjena z tornado ali požar, bo imetnik kavarne imel malo časa, da bi se prebil in našel novega dobavitelja. Če so njegovi kupci navajeni na določeno mešanico lastniških mešanic, morda ne bo mogel ohraniti odprtih vrat več kot nekaj dni, preden bo zmanjkalo zalog.
Potreba po višjih naložbah v IT
Sistemi inventarizacije v trenutku so tako zapleteni, da jih ni mogoče uporabiti brez računalnika in namenskih programov. Podjetja bodo potrebovala sledenje zalog, ustvarjanje naročil, napovedovanje prodaje in številne druge programe, da bo ta sistem deloval pravilno. To pomeni veliko naložbo v strojno in programsko opremo ter čas usposabljanja za vodstvo in zaposlene. Dodatni stroški dela, dodatne nadzorne naloge in več časa za vnos podatkov.
Ko so vsi ti sistemi nameščeni in so ljudje usposobljeni, se celotno podjetje zdaj opira na računalniški sistem, da deluje brezhibno. V večini primerov to storijo, vendar se pojavijo težave. To je razlog, zakaj obstajajo IT oddelki. Vsak posel s sistemom JIT mora imeti odnos s strokovnjakom za IT, ki je seznanjen s strojno opremo, ki jo je namestil, in s poznavanjem strokovnjakov, ki delajo v podjetju JIT. Nobeno podjetje si ne more privoščiti, da bi imelo sistem za inventar več dni, ne glede na to, ali gre za napako v programski opremi ali napako v računalniku. Nujna popravila so lahko draga in morda niso na voljo celo ponoči ali prazniki. Pametni lastniki podjetij ustvarijo načrt varnostnega kopiranja za nujne primere, vendar so v najboljšem primeru začasne zaustavitve.
Potrebna zanašanje na enega dobavitelja
Vzpostavitev sistema JIT zahteva ustvarjanje odnosov z glavnimi dobavitelji, ki bodo dobavljali tedenske surovine, ki jih podjetja potrebujejo. Medtem ko so te poslovne vezi lahko korist za vsako podjetje, obstajajo slabe strani tega dogovora, kot tudi.
Lastnik pizzerije, ki se zanaša na eno podjetje za oskrbo restavracij, ima prednost, da ve, koliko bo vsak teden plačala za peperoni in moko, kar bo olajšalo nadzor nad stroški hrane. Po drugi strani pa je omejena v svoji zmožnosti, da bi gledala na konkurente svojega dobavitelja, da bi videla, kakšne cene ponujajo za iste izdelke. Če dobavitelj po mestu ponudi pepperoni za polovico cene tedensko, ne more preprosto dati enega samega naročila, preden se vrne k svojemu stalnemu dobavitelju. Lahko zamenja dobavitelje, vendar ne obstaja način, da vsak teden poiščejo najboljše cene.
Enak problem se zgodi, če se dobavitelj odloči dvigniti cene. Lastnik pizzerije je obtičal plačati višje cene, dokler ne najde podobnega dobavitelja, ki ponuja boljše cene in ki je pripravljen sodelovati z njo pri naročanju. Kakorkoli, JIT inventar močno zmanjša sposobnost lastnika podjetja, da pravočasno najde najboljšo ceno za surovine.
Težave s zadovoljstvom strank
Ko delujejo sistemi pravočasne inventarizacije, dobro delujejo. Vendar, ko se ti sistemi pokvarijo, lahko podjetja trpijo na več frontah. Pomanjkanje zalog pomeni izgubo poslovanja, vendar je to samo takojšen učinek. Nezadovoljni kupci, ki ne morejo dobiti tega, kar želijo, ali ki morajo čakati dlje, kot je običajno, da bi izpolnili svoja naročila, so resnična težava v današnjem poslovnem okolju.
Internet ima velik vpliv na skoraj vsa mala podjetja, nezadovoljni kupci pa imajo večjo moč, da prizadenejo podjetja kot kdajkoli prej. Spletna mesta za pregled, kot so Yelp in Facebook, Twitter in druga spletna mesta v družabnih medijih, dajejo strankam glas, ki ga še nikoli niso imeli. Ena slaba ocena, če je napisana v zabavnem ali šokantnem slogu, je lahko dovolj za resno škodo za vsako majhno podjetje danes. Virusne poslovne ocene so stvari internetne legende, nekatere pa se ponavljajo že leta. V dobi, ko ima vsaka stranka moč, da zapre podjetje, če je dovolj motiviran, lastniki podjetij gredo nad njimi, da bi bili srečni. Ohranjanje dovolj zalog na zalogi, da bodo stranke zadovoljne, je lahko velik del te strategije.
