Podjetja in organizacije delujejo sistematično, kar odraža velikost, namen, stopnjo razvoja in cilje podjetja. Organizacijska shema ali organigram je vizualna predstavitev tega notranjega sistema in strukture, ki omogoča lažje razumevanje operacij in vlog podjetja. Ker vse organizacije ne delujejo na enak način, obstajajo različne vrste organizacijskih struktur, vključno s funkcionalnimi, matričnimi, deljenimi in ravnimi. Vsaka od teh postavitev organizacijske sheme ima edinstven videz in zagotavlja podroben posnetek strukture organizacije. Organizacijske karte so odlično orodje za vizualizacijo odnosov poročanja in timskih vlog znotraj organizacije.
Zakaj je organizacijska struktura pomembna
Znana citatka Hokejske dvorane slavnega Waynea Gretzkyja pravi, da pogrešamo 100 odstotkov posnetkov, ki jih ne sprejmemo, kar v kontekstu hokeja, življenja in poslovanja pomeni, da ne morete doseči cilja, če ga ne sprejmete. Vizija in poslanstvo podjetja sta prepričljiva, vendar brez jasno opredeljene strukture organizacija nima nobene smeri, jasnih ciljev in ciljev, na podlagi katerih bi lahko ukrepali, zato manjka 100% možnosti za uspeh. Na primer, v naključni organizaciji zaposleni in oddelki morda ne razumejo njihove vloge in pomembnosti svojih prispevkov, kar lahko privede do pomanjkanja morale in izgorelosti. Ko podjetje vizualno opredeli svojo organizacijsko strukturo, se pojasnijo opisi delovnih mest, odnosi in vloge posameznikov in oddelkov, doseganje ciljev pa postane veliko lažje.
Z razvojem organizacije je potrebno spremeniti organizacijsko strukturo podjetja, da bi odražala spremembe znotraj podjetja, ko se razvija. Na primer, zagon bi se lahko začel s ploščatim grafikonom, toda ko pridobijo zagon, se premaknejo na delitveno karto, ko se razvijejo nove regije in pod-blagovne znamke. Ko vaša trenutna poslovna struktura ne omogoča vaših skupin, da bi hitro izpolnile svoje cilje, poiščite navodila za oceno, ali bi reorganizacija vaše strukture obnovila zagon in hitreje dosegla svoje cilje.
Vrste struktur organizacijskih diagramov
Grafikon organizacijske strukture je videti kot zemljevid različnih ljudi in oddelkov znotraj organizacije; poslovni ekvivalent družinskega genograma, ki prikazuje odnose med različnimi člani družine. Kot nam družinski genogram pomaga razumeti strukturo družine in vloge ljudi v družini, nam shema organizacijske strukture pomaga razumeti vloge posameznikov v podjetju.
To so štiri glavne vrste organizacijskih struktur, ki lahko odražajo trenutne dejavnosti vašega podjetja ali vam pomagajo pri prestrukturiranju v drug način delovanja:
- Delujoč: Funkcionalna organizacijska shema podjetja prikazuje, kaj bi večina ljudi povezala z birokratskimi ali hierarhičnimi načini delovanja. Gre za tradicionalno strukturo od zgoraj navzdol, pri čemer je C-Suite na vrhu, sledijo ji drugi višji menedžment in srednji menedžerji z največjo močjo in vplivom v podjetju. Na vrhu diagrama je relativno malo zaposlenih, ki so na dnu diagrama vedno več zaposlenih ali oddelkov. Dlje navzdol v organizaciji, manj energije imajo ljudje. Ljudje so razdeljeni na oddelke, odvisno od njihove funkcije ali usposobljenosti v podjetju. Primeri hierarhičnih organizacij vključujejo vojsko, večino korporacij in organizirane religije. Ena od glavnih prednosti funkcionalne strukture je sposobnost vsakega zaposlenega in oddelka, da se osredotočijo le na tisto, kar najbolje delajo, ne da bi skrbeli za druge delovne dele organizacije. Hkrati pa lahko pomanjkanje komunikacije med oddelki upočasni napredek v smeri splošnih ciljev organizacije, saj desnica pogosto nima pojma, kaj dela leva roka.
- Matrica: Matrična tabela podjetja je podobna funkcionalni strukturi podjetja, razen, da zaposleni poročajo vsaj dvema nadzornikoma, odvisno od situacije in projekta. Na primer, lahko imajo enega glavnega šefa, potem pa različne vodje projektov za tri različne projekte, na katerih trenutno delajo. To pomeni, da so odgovorni za poročanje štirim različnim osebam. Čeprav ta grafikon še vedno kaže predvsem odnose od zgoraj navzdol, boste videli tudi horizontalne povezave med ljudmi ali oddelki na isti ravni, ker se morajo ljudje poročati drug drugemu o posebnih projektih. Ena od prednosti matričnega sistema je, da omogoča enostavno komunikacijo med oddelki. Pomanjkljivost matrične strukture pa je v tem, da se lahko zaposleni zmedejo ali preplavijo s tem, da morajo takoj poročati številnim različnim nadrejenim, vsak s svojim načinom upravljanja in zahtevami.
- Divizijska (vključuje geografsko): Za velike družbe, ki vključujejo več blagovnih znamk ali geografskih lokacij, ki so pod njihovim okriljem, velja delna struktura strukture podjetja. Vrzel je odličen primer divizijske organizacije. Primer njihovega organizacijskega vzorca je, da je Gap uvrščen na vrh, nato pa so blagovne znamke, ki jih upravljajo, uvrščene na drugo raven grafikona, vključno z The Gap, Old Navy, Banana Republic, Athleta in Hill City. Vsaka od teh divizij ima torej svojo organizacijsko strukturo svojo lastno funkcionalno strukturo. Druga družba, ki deluje na ta način, je Fabletics, kjer je njihovo ime uvrščeno na vrh grafikona in nato njihove blagovne znamke na drugi liniji, vključno z JUSTFAB, Shoedazzle in Fabletics in Fabkids, pri čemer ima vsak oddelek svojo funkcionalno strukturo. Razdeljeni grafikoni lahko vključujejo različne vrste organizacijskih shem za posamezne oddelke. Medtem ko ena enota deluje s funkcionalno strukturo, druga lahko uporabi matrično strukturo, medtem ko je novoustanovljena divizija najbolje kategorizirana kot flatarchy. Moč delitvene strukture je v tem, da imajo različni oddelki znotraj iste družbe moč, da delujejo samostojno kot organizacije. Vendar je lahko komunikacija med delitvami težavna, razlike v politikah in postopkih pa lahko delavske izkušnje radikalno razlikujejo od ene delitve do druge.
- Flatarchy: V ravnovesju so zaposleni dobrodošli, da prispevajo nove ideje ali sodelujejo v možganskih trustih, ne glede na položaj. Organizacijska shema še vedno spominja na hierarhijo, saj obstajajo nadzorniki, vendar se lahko nadzorniki in zaposleni združijo v kategorije, imenovane "ravne ekipe", kjer so ideje vseh enako pomembne. Podjetja, kot so Google, Linkedin in 3M, pozdravljajo svoje zaposlene, da sodelujejo v inovacijskih skupinah in zagotavljajo čas za individualno ustvarjalnost in projekte, ki bi lahko koristili celotni organizaciji. Namesto novih idej, ki prihajajo od zgoraj navzdol, so nove ideje dobrodošle, kjer koli so naravno ustvarjene. Moč ploskovnosti je v bogastvu možnosti, ki se odpirajo za organizacijo, ko nove ideje niso omejene le na ume izbranih. Kljub temu je potrebna trdna izjava o poslanstvu in vizija, da bi vsi na isti strani preprečili zasledovanje idej v preveč različnih smereh hkrati.
Ustvarjanje organizacijske strukture
Ko ugotovite, ali vaša organizacija deluje s funkcionalno, matrično, deljeno ali flatarchy strukturo, lahko ustvarite diagram organizacijske strukture, ki odraža vaš način delovanja. Microsoft Office, Airtable, SmartDraw in Insperity OrgPlus je programska oprema, ki ponuja zmožnosti za organizacijske grafikone, ki vam omogočajo, da izberete želeno strukturo in nato preprosto vključite ustrezne informacije za vsako mesto, oddelek ali oddelek v vaši organizaciji. Ta programska oprema samodejno ustvari grafikon, ki ga lahko uporabite za povečanje komunikacije in učinkovitosti v vaši organizaciji. Možnosti segajo od brezplačnih do plačljivih različic, brezplačne različice so najprimernejše za manjša podjetja, plačane pa so primernejše za večje organizacije ali tiste, ki želijo visoko prilagojene grafike.
Dokončana organizacijska shema je lahko v pomoč pri pojasnjevanju vlog vodstvu, pomoč zaposlenim pri razumevanju poti do napredovanja v podjetju ali komuniciranju načrtov za prihodnost. Nekatera podjetja uporabljajo svoje karte za dvojni namen kot imenik podjetja, skupaj s telefonskimi številkami in e-poštnimi naslovi.
V času organizacijske tranzicije vam lahko priprava različnih organizacijskih shem pomaga oceniti vsako strukturo in kako lahko koristi vašemu podjetju - neprecenljivo orodje za sprejemanje informiranih odločitev naprej.
