Diagrami poteka so uporabni za prikaz, kako se koraki v poslovnem procesu ujemajo. Pri dokumentiranju obračunskega cikla služijo ne le kot priročen kontrolni seznam, da zagotovijo, da vaši zaposleni opravijo vsak korak v celotnem obračunskem ciklu vsak mesec, temveč vam tudi pomagajo analizirati in izboljšati računovodske tokove dela. Ko razumete, kateri simboli naj se uporabijo, kje in kakšne informacije potrebuje posameznik, diagram poteka računovodskega procesa ni težko ustvariti.
Razumevanje simbolov diagramov poteka
Simboli diagramov poteka prikazujejo korake, odločitve in naloge, ki so vključeni v obračunski cikel. Čeprav lahko uporabite kateri koli simbol za prikaz vsakega od teh, mnogi ljudje uporabljajo standardne simbole. V diagramu poteka računovodskega postopka so ovali, pravokotniki in paralelogrami, ki so ploske oblike z nasprotnimi stranmi, vzporednimi in enakimi po dolžini. Koristne so tudi puščice, ki signalizirajo smer poteka računovodskega procesa. Kot razlaga spletna stran Mind Tools, ovali najpogosteje prikazujejo začetek ali konec procesa, pravokotniki določajo specifične naloge, njihova navodila ali navodila in paraleloglede razvrščajo računovodske izide.
Ustvarite strukturo diagramov poteka
Računovodski cikel je niz 10 korakov, ki potekajo v istem vrstnem redu vsako obračunsko obdobje. V vrstnem redu, v katerem se vsak korak zgodi, je obračunski cikel sestavljen iz identifikacije transakcij, analiziranja transakcij, izdelave vnosov v dnevnik, knjiženja vpisov v knjigo, izračuna bruto bilance, prilagajanja vnosov, izračuna prilagojenega salda, priprave računovodskih izkazov, prenosa stanja na začasnih računih prek zaključnih vnosov in izračuna bilančnega salda po zaključku. Določite vsak glavni korak v ovalu in uporabite smerne puščice, da ustvarite navpično strukturo diagramov poteka.
Dodaj podrobnosti opravil
Opravite analizo nalog za identifikacijo posameznih nalog v vsakem koraku obračunskega cikla. Več podrobnosti boste zagotovili, bolj bo uporaben grafikon. Na primer, namesto da bi uporabili en sam pravokotnik, ki pravi »beleženje vnosov v dnevnik kot bremenitve ali kredite«, navedite vsak korak ali podajte navodila za izpolnitev te naloge v svojem pravokotniku. Za korake, ki ustvarjajo rezultate, kot je priprava računovodskih izkazov, ugotovite izhod z uporabo paralelogramov, jih postavite desno od ustreznega pravokotnika in jih povežite s smernimi puščicami. Ta korak ponovite, dokler se diagram ne konča.
Preizkusite in preverite
Ko je diagram poteka končan, orodje Mind priporoča, da preverite informacije in jih preizkusite na točnost. Eden od načinov za dosego tega cilja je, da od računovodskih delavcev zahtevate, da pregledajo grafikon in ga preizkusijo, tako da sledite korakom, ki so natančno določeni. To je tudi pravi čas za analizo obračunskega cikla za izboljšanje učinkovitosti in notranjih kontrol. Ugotovite tako nepotrebne in nepotrebne korake kot tudi korake, ki jih morate vključiti. Poglejte, ali računovodski postopki zagotavljajo ustrezno notranjo kontrolo, kot so varnost informacij in ločevanje dolžnosti.
