Vsako podjetje mora imeti premišljen proračun, ki upošteva cilje podjetja, motivacijo zaposlenih in finančne omejitve podjetja. Poleg tega mora družba upoštevati tako pretekle finančne in poslovne dejavnosti podjetja kot tudi cilje, ki jih podjetje ima v prihodnosti.
Določanje ciljev
Pred določitvijo proračuna podjetja mora proračunski odbor ali drugi ključni nosilci odločanja določiti cilje za prihodnost podjetja. Cilji bi lahko vključevali prihranke stroškov, na primer, ki bi zahtevali zelo drugačno obliko proračuna kot cilje za razširitev podjetja na drugo lokacijo.
Določanje razpoložljivih sredstev
Cilji podjetja bi morali vplivati na proces priprave proračuna, vendar ga nikakor ne bi smeli narekovati v celoti. Podjetje mora analizirati tudi razpoložljive vire in ugotoviti, kaj je na voljo za doseganje svojih ciljev. Dejansko lahko razpoložljivi viri v veliki meri narekujejo cilje podjetja. Razpoložljiva sredstva niso omejena na gotovino, ki jo ima družba na voljo, ampak lahko vključuje tudi potencialna posojila ali dodatne zunanje naložbe. Poleg tega mora podjetje upoštevati prihodnje napovedi prodaje za prihodnje leto.
Projektiranje prihodnjih potreb
Proračun je usmerjen v prihodnost in zahteva nekaj ocene. Očitno je nemogoče natančno napovedati, kakšne bodo prihodnje proračunske potrebe vaše organizacije. Obstajajo pa nekateri pomembni viri podatkov, ki jih lahko pogledate, da bi dosegli oceno. Ti viri vključujejo pretekle podatke o podjetju, vse razpoložljive podatke o konkurentih in analizo sedanjih in razvijajočih se gospodarskih in regulativnih trendov, ki lahko na prihodnje leto na kakršen koli način spremenijo prejšnja leta.
Ujemanje prihodnjih potreb z razpoložljivimi viri
Pogosto ne, vaši razpoložljivi viri se ne bodo popolnoma ujemali z vašimi predvidenimi prihodnjimi potrebami. V tej fazi proračunskega cikla boste morda morali narediti nekaj kompromisov in se pogajati med svojimi službami, da bi ugotovili, kako najbolje dodeliti redka sredstva vašega podjetja. Upoštevati morate poslovne prednostne naloge in strateške potrebe, ko greste skozi ta proces.
Pridobitev končne odobritve
Ko ste pripravili celoten proračun, je naslednji korak pridobitev odobritve od proračunskega odbora ali katerega koli subjekta, ki je pooblaščen, da sprejme končno odločitev o da ali ne glede vašega proračuna. Bolj kot ste si dosledno prizadevali za zadovoljevanje potreb vseh ključnih deležnikov v prejšnjih korakih, bi moral biti ta postopek lažji.
Razdeljevanje odobrenih sredstev
Ko je proračun dokončan in odobren, je zadnji korak v procesu priprave proračuna razdelitev dodeljenih sredstev različnim oddelkom in poslovnim segmentom. Običajno je to dolžnost glavnega finančnega uradnika ali kontrolorja družbe.
Spremljanje in ocenjevanje
Ko je proračun dokončan in so sredstva razdeljena, proračunski postopek še ni končan. Še vedno morate aktivno spremljati uspeh proračuna, ki ste ga ustvarili in izvedli. Poiščite območja, kjer primanjkuje virov ali kjer se zdi, da obstajajo odpadki, in upoštevajte ta področja za prihodnje proračunske cikle.
