Faksi so ključni dokumenti v številnih panogah, ker zagotavljajo pravno faksimilo podpisa. Na primer, služijo kot pravna dokumentacija v uvozno-izvozni industriji, kjer se stranke pogosto nahajajo tisoče kilometrov narazen. Negativno glede faksov je, da se zlahka izgubijo ali pošljejo na napačen kraj, razen če prejemnikom posredujejo posebna navodila. Tukaj prihaja naslovnica za faks. Pokrivni listi za fakse se lahko raztezajo od ročno napisanih navodil na praznem papirju do profesionalno oblikovanih obrazcev, skupaj z logotipom podjetja, razčlenjenimi prostori za imena, telefonske številke, potrditvena polja za osnovne podatke in prostor napisati navodila. Ustvarjanje lastne naslovnice za faks brezplačno je preprost postopek.
Prosti viri naslovnih listov
Preverite, ali ima programska oprema za obdelavo besedil brezplačne predloge naslovnic za faks, ki jih lahko najdete tako, da v računalniku poiščete predloge. Na primer, Microsoft Word ponuja predloge (glejte Viri). Če so Microsoftove predloge odprte, jih lahko shranite v računalnik, če uporabljate Microsoft Word.
Naredite svoj lastni naslov za faks s programom za obdelavo besedil in sledite osnovnemu formatu.
Če nimate priročnega računalnika, napišite svoj naslovni naslov za faks. To opravi delo, vendar nima profesionalne privlačnosti digitalno oblikovane naslovnice.
Oblika privzetega lista faksa
Na vrh lista vstavite besedo "Fax" ali "Cover Sheet Cover Sheet" z velikimi črkami. To označuje kot naslovnico, ločeno od dokumenta, ki ga pošiljate.
V tem vrstnem redu opravičite levo naslednje naslove, pri čemer preskočite črto med: »Datum:«, »Od:«, »Pošiljateljev telefon:« in »Vrni številko faksa:«. če ga prejemnik čaka. Vsebujejo tudi potrebne kontaktne podatke pošiljatelja.
Preskočite dve ali tri vrstice in nadaljujte s temi naslovi: "Za:", "Številka faksa" in "Telefonska številka:" Prepoznavanje prejemnika zagotavlja, da bo faks prispel do pravega cilja. Če vnesete številko faksa prejemnika, lažje vtipkate ustrezno številko v faks, ne da bi nosili zapiske. Če imate kontaktno telefonsko številko prejemnika, lahko pošiljatelj hitro pošlje klic, s katerim potrdi, da je bil faks prejet ali je poškodovan.
Preskočite nekaj vrstic in dodajte naslov, ki pravi: "Število strani, ki vključujejo naslovnico:" Navedba, da število strani vključuje naslovnico, odpravlja zmedo.
Preskočite dve ali tri vrstice in navedite naslov »Zadeva:« Tukaj lahko pošiljatelj na kratko pojasni priloženi dokument.
Postavite naslov "Opombe:" pod "Zadeva", da lahko pošiljatelj napiše navodila, kot je "Dostavi takoj gospe Jones" ali "Pokliči me, ko to dobiš" ali "Prosim, preverite, podpišite in faksirajte nazaj."
Nasveti
-
Jasnost je najpomembnejša kakovost naslovne strani faksa. Če kreirate list v programu za obdelavo besedila, podelite krepke naslove. Če ročno pišete list, natisnite jasno in poudarite naslove.
