Birokracija v organizacijah je bila dolgo povezana z jasnimi hierarhijami, visoko stopnjo formalnosti, togo delitvijo dela in strogimi politikami, ki zagotavljajo posledice za tiste, ki ne spoštujejo. Te značilnosti pogosto dobijo veliko kritik, vendar je za birokracijo veliko prednosti, zlasti ko je struktura zgrajena s poudarkom na enakosti.
Prednosti birokratske strukture
Čeprav je birokratska struktura prejela veliko kritik, ima nekaj prednosti. Odgovornost, predvidljivost, struktura in varnost zaposlitve so samo nekateri. Poleg tega birokratska kultura temelji na neosebnih odnosih in odvrača od favoriziranja. V takšni organizaciji imajo vsi enake možnosti za uspeh.
Kolegiji in univerze, policijski oddelki in vladne agencije so vsi primeri birokracije. Zanašajo se na standardizirane politike in postopke za ohranjanje nadzora in enotnosti. Zavarovalnica lahko, na primer, sprejme to organizacijsko strukturo, da zagotovi, da zaposleni upoštevajo zakone o varstvu podatkov o strankah in upoštevajo najboljše prakse industrije.
Prednost: odgovornost
Kljub temu, da je birokratska kultura velik sistem pravil in predpisov, zahteva odgovornost in odgovornost. Ljudje, ki delajo v tej strukturi, imajo pogosto visoko stopnjo izobrazbe, večjo smer in so bolj odprti.Prav tako se bolj osredotočajo na splošno dobro v primerjavi s tistimi, ki delajo za druge vrste organizacij.
Prednost: Varnost zaposlitve
Birokratska struktura zagotavlja tudi večjo varnost delovnih mest kot druge organizacijske strukture, dokler njeni zaposleni sledijo navodilom. Običajno, če delavec dela to, kar mu je povedal, se drži pravil in je odgovoren svojemu položaju, lahko pričakuje stalno plačo in prejemke.
Prednost: Enake možnosti za uspeh
Favoritizem se odvrača v birokratski strukturi. V uspešni birokraciji neosebna narava odnosov ustvarja nekatere koristi. Poudarjena je enakost. To pomeni, da prijateljstva ne vplivajo na rezultate, ki so nastali. Politični pritisk je drugoten zaradi vpliva, ki ga prinaša dobro in dosledno delo. To ustvarja začetno črto, kjer ima vsakdo enako priložnost za uspeh. Na splošno je za posameznika manj zahtevno, da se prilega birokratski kulturi v primerjavi z bolj plosko organizacijsko strukturo. To je zato, ker pravila in predpisi zagotavljajo jasna navodila za vloge in pričakovanja v zvezi z delom.
Slabosti birokratske strukture
Organizacije z birokratsko kulturo imajo stroge politike za vse, kar lahko upočasni njihovo delovanje in oteži komunikacijo. Na primer, če se oddelek za trženje odloči, da bo preizkusil novo strategijo, mora najprej pridobiti soglasje več drugih oddelkov glede na njihov vrstni red pomembnosti v podjetju. To lahko povzroči konflikte, slabe odnose med zaposlenimi, neučinkovitost in nezadovoljne stranke.
Pomanjkljivost: zmanjšana produktivnost in inovativnost
Birokratska organizacijska struktura lahko ovira produktivnost, zmanjšuje inovativnost in zmanjšuje moralo. Struktura je sama po sebi obremenjena s pravili in več politik in postopkov se lahko doda kadarkoli, zaradi česar so delovne obremenitve in vloge bolj zapletene.
Pomanjkljivost: Slabo finančno upravljanje
Še ena pomanjkljivost birokratske strukture je način, kako se financirajo, natančneje, način dodeljevanja proračuna. Na primer, v birokratskem poslovanju je denar na voljo le za trenutni cikel. Če se ne porabi, se odhodki ne bodo obračunali v naslednjem proračunskem ciklu. To ustvarja kulturo odpadkov, saj bodo ljudje in oddelki porabili denar, da ga bodo lahko imeli v proračunu za naslednje leto.
Pomanjkljivost: zmanjšana morala zaposlenih
Birokratske organizacijske strukture lahko tudi ustvarjajo dolgčas za svoje delavce, kar ima za posledico zmanjšanje morale zaposlenih. Medtem ko zaposleni lahko trdo delajo, da bi zaslužili povišanja in napredovanja, jamstvo ne bo napredovalo ali pa bodo nagrade takoj podeljene. V birokracijo morajo biti vgrajene spodbude za nagrajevanje delavca, ki lahko opravi nalogo v dveh urah z enako kakovostjo, kot jo potrebuje nekdo, da opravi nalogo v pričakovanih osmih urah. Če ne obstaja nobena spodbuda, imate delavca, ki šest ur zapira palce in ničesar, kar poslovodstvo ne more storiti.
Pomanjkljivost: manj avtonomije za zaposlene
Nazadnje, manj je svobode delovanja v birokratski strukturi. Pravila in zakoni so na voljo, zato so ljudje odgovorni in odgovorni
Ali deluje birokratska struktura?
Birokratska struktura je učinkovit okvir za vodenje, ki temelji na pravilih in se je izkazal za nemoten način upravljanja in organiziranja družb. V središču birokracije so tri temeljne vrednote:
- Officialism - Kadar sistemi kažejo pomanjkanje prožnosti in pobude.
- Proces birokracije - Ko obstajajo visoke ravni spoštovanja pravil in formalnosti.
- Proliferacija - Ko se sistemi naglo širijo.
Medtem ko lahko birokratske organizacijske strukture pomagajo stabilizirati organizacijo, struktura nujno ne daje moči zaposlenim, kar ustvarja vrsto drugih problematičnih vprašanj, kot so zmanjševanje inovativnosti in produktivnosti.
